أفضل النصائح للسيطرة على تدفق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل

لقد أصبح البريد الإلكتروني وسيلة لا يمكن الإستغناء عنها لتعزيز فعالية سير العمل اليوم. لكنه ثبت أيضا تحوله إلى مضيعة كبيرة للوقت و سببا رئيسا من أسباب القضاء على الفاعلية الوظيفة في حالات الإدارة السيئة لتدفق الرسائل الإلكترونية و التعامل السيئ معها.

بعض النصائح الهامة التي تساعدك في السيطرة على تدفق بريدك الإلكتروني في مكان العمل و التي تساعد في جني أفضل النتائج

النصيحة الأولى: تحقق من صحة البريد الإلكتروني الوارد: حدد الرسائل الغير مرغوب بها و حدد أولوية الرسائل المتبقية. يمكن لك القيام بذلك من خلال:

• 1. التحقق من إسم المرسل (هل تنتظر رسالة هامة و عاجلة من شخص ما؟)
• 2.التحقق من عناوين الرسائل الإلكترونية (هل يشير العنوان إلى أمر عاجل؟)
• 3. التحقق من الأولوية التي حددها المرسل للرسائلة الإلكترونية.

النصيحة الثانية: حاول الرد على الرسائل الإلكترونية التي تصلك حتى لو كنت منشغلا بتنفيذ واجب هام حيث يتيح لك ذلك فرصة الحفاظ على إتصال مفتوح مع المرسل في الوقت الذي تعمل فيه على تنفذ مشروع هام جدا.

في غالب الأحيان يوجد نوعان من البريد الإلكتروني الوارد:

• 1. الرسائل الإلكترونية الموجزة و الواضحة: ترسل رد فوري و موجز عندما تطلب منك الرسالة (مثالا التأكيد على حضورك لإجتماع ما، فترد عليها كالتالي: شكرا، ساحضر الإجتماع). لا تماطل في الرد أو تبقي الرسائل راقدة في صندوق وارداتك لفترة طويلة.
• 2. الرسائل الإلكترونية التي تتطلب الإنتباه التام: تكون هذه الحالة عندما تطلب الرسالة المزيد من المعلومات أو التفكير أكثر في الرد علما تطرحهه الرسالة قبيل إرسال الرد أو خطة العمل. أعلم الشخص المعني في هذه الرسالة بأنك سترد عليه في وقت لاحق. حاول تقليل فترة الإنتظار لأقل ما يمكن.

النصيحة الثالثة: إعتمد نظام منطقي لحفظ الرسائل الإلكترونية

كن مبتكرا و مبدعا في القدر الذي تريده؛ لكن في نفس الوقت عليك الحفاظ على بساطة النظام و سلاسته حتى تسهل عليك عملية الدخول إلى الأراشيف في المستقبل. (مثلا؛ أنشئ ملفات عامة و قسمها إلى ملفات فرعية بإتباع معايير معنية مثل التاريخ أو العنوان أو الموضوع أو المرسل و هكذا....).

النصيحة الرابعة: تخلص من الرسائل التي لا تحتاجها:

إحرص على تفقد صندوق البريد الوارد و حذف الرسائل الغير ضرورية مرة واحدة في الأسبوع على الأقل. إحرص على حذف جميع الرسائل الغير مرغوبة بعد أرشفتك للبريد الذي تود حفظه.

نصائح إضافية ضرورية:

• حدد أوقات معينة للتعامل مع البريد الوارد خلال اليوم. يفضل تفقد واردات البريد الإلكتروني 3 مرات في اليوم على الأقل و خاصة في أثناء الأوقات الحرجة في يوم العمل.
• أعد رد آليا مفاده أنك خارج المكتب في الوقت الحالي عند عدم تواجدك فيه. يساعد ذلك في منع المراسلين من تكرار مراسلاتهم عند تلقيهم للرد بعد مراسلتك للمرة الأولى. أترك دائما أسم و رقم الشخص الذي ينوب عنك خلال التي الفترة التي لا تتواجد فيها كما عليك ذكر الفترة التي ستتواجد فيها في المكتب بدقة حتى تعلم الناس بالوقت المناسب للإتصال بك.
• إتخذ الإجراءات المضادة للبريد الغير مرغوب: يمكنك القيام بذلك من خلال إعداد نظام للتصفية يعمل على تحديد معايير عالية للخصوصية حسابك كما عليك تجنب الإشتراك بالنشرات الإخبارية الغير مرغوبة.