الترقية لمنصب الإدارة

لقد تمت ترقيتك الى منصب مدير وفجأه أصبحت مسئولاً عن سلامة وانتاجية إدارة كاملة. وأضحى نجاحك يعتمد على عناصر خارج نطاقك الشخصى، كما أتجهت اليك أنظار جديدة تطلب التوجيه والتأييد.

إن الأدارة بنجاح تتطلب مهارات غير تلك التى وصلت بك للترقية. ففى الأغلب أنك أظهرت هذه المهارات خلال مشوارك العملى من أجل الحصول على الترقية فى المقام الأول. ألا أنه من المهم تحديد بدقة ما هو المطلوب منك بالضبط فى هذا الدور الجديد وتسليح نفسك بكل المهارات التى ستحتاجها لتكون مديراً ناجحاً.

حدد بيت بعض الوسائل لتساعدك فى هذه المرحلة الإنتقالية الى المنصب الإدارى وترشدك خلال الأشهر الأولى من تسلمك لمسئولياتك.

1. ضع خطة فعالة

أفضل وقت لذلك هو قبل أن تتسلم عملك الجديد. وصولك فى اليوم الأول ومعك الخطة كاملة يسمح لك بالتأثير فى فريقك دون أن تبدو متردداً أو غير قادراً على اتخاذ القرار.

من الأفضل أن تأخذ قليلاً من الراحة فيما بين الانتقال بين المناصب، وابدأ بدراسة الدور الجديد بالتفصيل. إذا تطلب المنصب الجديد الإنتقال الى شركة جديدة، فلتجمع كل المعلومات الممكنة عنها وعن نشاطها وعن زملائك الموظفين. واعرف سمعة الشركة الجديدة فى السوق وموقعها من المنافسة. هل خسرت الشركة أو الإدارة لأى من منافسيها؟ وإن كان الأمر كذلك فلماذا؟ هل تمكن آخرون فى نفس المجال من تقليل نصيبكم من السوق بإحلال تجديدات وامتيازات فى التسعيرأو إستراتيجيات فى التكلفة؟ ما مدى فعالية الاستراتيجية التسويقية للشركة؟ كما أنه عليك أيضاً معرفة موقع إدارتك فى الشركة ومن المنافسين خارج الشركة.

بمجرد أن تطمئن لمحيطك العملى يمكنك أن تبدأ خطة شاملة للأشهر الأولى من العمل. هل توصلت من خلال بحثك الى أنه يجب إضفاء التغييرعلى إدارتك؟ ما هى التغييرات التى عليك أن تتوقعها وما هو الجدول الزمنى المحدد لذلك؟ يجب على خطتك الفعالة أن تتضمن الأهداف التى يحددها لك رئيسك والتى قمتم بمناقشنها أثناء مرحلة المقابلات الأولى بالأضافى الى التحسينات التى تتوقع أن تقوم بها بنفسك. خطط للأمد القريب والبعيد وفيما بينهما. وستراجع هذه الخطة عدة مرات عندما تبدأ عملك وتتعلم أكثر عن الشركة وإدارتك. وأكثر شىء يساعدك هو أن يكون لديك هيكل عام لتبنى عليه. وكلما تعرفت أكثر على منتج أو خدمة او شركة او فريق فى هذه المرحل ة كلما أمكنك توقع دورك والتخطيط لما بعد.

2. خطط لنجاح مبكر

ابدأ بالأسلوب الذى تنوى ان تستمر به. أفضل شىء أن تتضمن خطتك خطوط عريضة لنجاح مشروع يمكن أن تبدأه على الفور مع فريقك. لأن النجاح المبكر سيرفع من روح الفريق المعنوية فقم باختيار هذا المشروع بدقة وخطط بحيث يشترك جميع أعضاء الفريق. تأكد من أن المجازفة بالمشروع تتضمن أقل إحتمالات الفشل وفى نفس الوقت يكون له ظهوراً جيداً وله مردود واسع النطاق على باقى الشركة.

فيمكن أن يكون تكليفاً أو عميلاً جديداُ تثق فى كسبه، أو تعديلاً فى خدمة العملاء، أو زيادة فى نسبة المبيعات أو تطبيق نظام جديد أنت على دراية مسبقة به. أيما اخترت يجب أن تثق فى سهولة نجاح المشروع. كما تأكد من أن تلعب دوراً يبرز ميولك القيادية خلال مدة المشروع. ولكن عند الانتهاء منه، امنح الفضل للفريق كله وقلل من شأن دورك فيه حتى تزيد من إحساسهم بالإنجاز والاعتزاز بنجاحهم، وركز على صعوبة وأهمية المشروع لكى تزداد ثقة الفريق بقدراتك الإدارية.

3. اعرف فريقك

خلال أول عدة أسابيع لك من العمل يجب أن تتعرف على فريقك ودور إدارتك فى الشركة. قم بمقابلة كل عضو من اعضاء فريقك على انفراد واعرف دور كل منهم وأهدافهم الشخصية وطموحهم والتحديات التى تقابلهم والعوائق التى قابلتهم فى الماضى وما يودون أن يغيروه وما يتوقعونه من مديرهم. ستمنحك هذه الإجتماعات التصور العام لجدارة كل موظف وأسلوبه، وهى عوامل أساسية فى تحديد من منهم ترغب فى استمراره ومن منهم يحتاج الى اهتمام خاص. وأثناء تقييمك لقدرات كل مرؤسيك إسـأل نفسك: كيف يمكننى أن أبنى وأنمى نقاط القوى هذه لديهم لكى أساعد الإدارة وأشجع روح التحدى لدى الفريق. كما ستساعدك هذه الإجتماعات على التعود على الإنصات لمرؤسيك. إن الموارد البشرية تعتبر أهم مورد فى أية شركة والمدير الجيد هو الذى يجعل حواره مع الموظفين مستمر لا ينقطع، يحصل من خلاله على ثقتهم وولائهم ويتأكد من حرصهم على العمل على أعلى مستوى من الكفاءة والانتاجية.

4. حدد لفريقك مهمة ونظام للقيم

إن الفريق الذى له أهداف محدده وإحساس واضح بالقيم الإدارية، يعمل أفضل من فريق ينكب كل يوم على أعباء لا تنتهى. وتحديد مهمة للفريق بنجاح يجب أن يضم أهدافاً محددة يمكن قياسها بالإضافة الى إطار عام بسيط من القيم المتبادل ة.

والأهداف المحددة يمكن أن تكون تحقيق زيادة فى المبيعات بحوالى 10% سنوياً أو أيجاد منتج أو خدمة جديدة، أو تقديم حل قليل التكلفة لمشكلة عميل أو للشركة. ألا أن هذه الأهداف المحددة لا تكفى لاستمرار الحماس على المدى البعيد. ولكى تضمن أقصى حماس تستثمر الشركات الناجحة كثيراً فى تأسيس قاعدة للقيم الخاصة بها. ما هى مجموعة المبادىء أو "الروح" الى تخاطب عقلية الفريق والتى تضمن أقصى درجات الاخلاص والمرونة والانتاجية؟ ما هو الشعور بالهدف الواحد و"الفلسفة" التى يمكن أن تبنيها من خلال الإطار العام للمنظمة لاشعال الحماس ورفع الروح المعنوية للفريق؟ فالنجاح طويل المدى يتحقق إذا تمكنت من توصيل لفريقك أهداف واضحة لآدائهم وإذا تمكنت من توحيد أعضاء فريقك من خلال فلسفة عامة تمنحهم الاحساس بالفخر والإنجاز وهم يعملون تجاه هدف واحد مشترك. إن الهدف العام لإدارتك ونظم القيم يجب أن تحدد بشكل يمنح لكل موظف اعتزازاً خاصاً بعملة فى آخر النهار ويشعره وكأنه منتصر.

5. تصرف كالقائد

أفضل القواد يقودون عن طريق القدوة فالثقة والأمانة والعدل والقيم القوية فى العمل لديك هى الأساس فى كسب احترام وولاء فريقك. بعدها تحتاج الى رؤية واضحة وقدرات إدارية قوية وفتح قنوات اتصال ومرونة وفهم جيد للشخصيات المختلفة التى تعمل معك، وذلك للتأكد من أن الفريق يشعر بالتحدى ويعمل تجاه هدف مشترك. تذكر أن الفريق دائماً ينظر منك سابقة تحددها انت لكى يظهر قدراته وسلوكه وقيمه العملية والتى قمت أنت بإبرازها فيهم. فالمدير الجيد يكون قدوة يشجع فريقه ويلهمه ليكون على أفضل ما يمكن أن يكون ويمنحه الفرصة ليظهر قدراته ويشارك فى الصالح العام للشركة ككل. والمرونة هى المفتاح الذى يظهر عنصر المبادرة داخل كل شخص فى الفريق، فانك عندما تسمح لهم بالخروج عن الروتين اليومى المحدود فانك تثرى من إبداعهم وشعورهم بالاعتماد على النفس وزيادة الانتاجية. إن أفضل المديرين هم الذين يستطيون من خلال كونهم قدوة أن يرشدوا ويقدموا الدعم الإيجابى والإلهام وليس السيطرة أن يبرزوا المواهب الخامدة وإمكانيات أعضاء فريقهم وبالتالى يؤدى ذلك الى زيادة إنتاجية الشركة.