كيف تصمم نظام محاسبي جيد؟

النظام المحاسبي ينقسم لقسمين يدوي و الألكتروني القسم اليدوي : وهي الدفاتر والسجلات المحاسبية التي يتم تدوينها يدويا وهو النظام الأعتيادي مرئي وملموس القسم الألكتروني : باستخدام الحاسوب في إدخال البيانات وتشغيلها وإعادة معالجتها وإخراج معلومات محاسبية على شكل التقارير المالية والقوائم المالية ويستخدم النظام المحاسبي اليدوي والألكتروني نظام القيد المزدوج Double Entry System في إثبات التسجيل العمليات والفعاليات التي تقوم بها الوحدة الأقتصادية .
والهدف إدخالها ومعالجتها ضمن إجراءات النظام ومن ثم تلخيصها والتقرير عنها .
ولذلك فأنه يمكن تعريف النظام المحاسبي بأنه يضم ثلاث مراحل أساسية :1.
إدخال البيانات الصفة المالية2.
معالجة البيانات بالتحليل والتبويب والتلخيص3.
التقرير عن المعلومات عن طريق مخرجات النظام المحاسبي من تقارير محاسبية والنظام المحاسبي مبنى على مجموعة من العناصر الأساسية التي تشكل أجزاء من النظام التي تتولي عملية اثبات النشاطات والصفقات والفعاليات التي تؤثر على أصول والتزامات وحقوق الملكية للمشروع وهذه العناصر الأساسية هي : • المجموعة المستندية • الدفاتر المحاسبية • القوائم المحاسبية المجموعة المستندية : وتشمل المتندات من وثائق ودلائل تتضمن تفاصيل العمليات والفعاليات التي تنجزها المنشاة وكل طرف فيها وهذه الوثائق هي بيان بطبيعة الأحدات التي تم إنجازها كما إنها تعزز وتؤيد وتثبت وقع الحدث كي يمكن إثباتها في النظام المحاسبي .
وهذه المستندات هي نوعان خارجية وداخلية المستندات الخارجية هي على سبيل المثال فواتير الشراء المتعلقة بنشاط المنشاة التي تقوم به من فواتير كهرباء والهاتف وعلى هذا السياق المستندات الداخلية يكون مصدرها من داخل المنشاة الأقتصادية من الأدارات والأقسام المختلفة وعلى سبيل المثال صرف مواد مخزونية وفواتير المبيعات وسندات القبض ووصولات نقدية إذا يقوم النظام المحاسبي بوعد إستلامه هذه المستندات بإصدار مستندات المحاسبية وهي الأساس في إجراء وأثبات القيد المحاسبي1.
مستند قبض نقدي2.
مستند دفع نقدي3.
مستند قيد مستند قبض نقدي : وهو سند القبض يصدر من النظام المحاسبي بعد تحصيل المنشاة للنقدية على سبيل المثال مبيعات نقدية ، مقابل مبيعات بالحساب عند إستحقاق الدفعات من العميل وهذا السند يحتوى على البيانات التالية : • وصف موجز للعملية المالية • نوع النقدية بشيك او نقدا • أسم الحساب الدائن للعملية النقدية • ارقام أو رموز الحسابات • رقم قيد اليومية في دفتر اليومية • توقيع المخولين بإصدار المستند مثل أمين الصندوق • توقيع وختم التدقيق الداخلي ويمثل حساب النقدية الجانب المدين للقيد المحاسبي بأعتبار انه قبض النقدية ، أما الجانب الدائن الذي يظهر المستند يعتمد على طبيعة عملية التحصيل النقدي .
مستند دفع نقدي ويصدر هذا المستند من النظام المحاسبي أيضا بعد إجراء التسديد النقدي ، على سبيل المثال مشتريات نقدية .
ويتضمن هذا المستند معلومات عديدة تخص عملية الدفع النقدي وقد تشمل هذه المعلومات على ما يلي : • وصف موجز للعملية المالية • نوع النقدية المسددة بشيك او نقدا • أسم الحساب المدين للعملية النقدية • رقم او رمز الحساب ورقم القيد • توقيع المخولين بأصدار المستند • رقم او ختم التدقيق الداخلي ويمثل حساب النقدية الجانب الدائن للقيد المحاسبي بأعتبار انه دفع النقدية ، أما الجانب المدين الذي يظهره المستند فأنه يعتمد على طبيعة عملية التسديد النقدية ، كما يجب ان يرفق مع مستند الدفع النقدي كافة المستندات الثبوتية التي تثبت صحة هذا الدفع .
مستند قيد وهذا من صادرات النظام المحاسبي وهو في حالة لا يشمل على عملية نقدية وأنما عملية مالية محاسبية غير نقدية مثل البيع بالأجل او الشراء بالأجل يعني كل العمليات بالحساب ، كذلك يتسعمل في القيد الأفتتاحي لبدء عمل المشروع قيد إقفال حسابات وغيرها من القيود المحاسبية ويتطلب هذا المستند تحديد جانبي القيد المحاسبي المدين والدائن ويجب في سند القيد ان يتوفر فيه المعلومات التالية : • مبلغ القيد الذي يمثل العملية المالية • اسم الحساب الجانب المدين للقيد • اسم الحساب الجانب الدائن للقيد • رقم أو رمز الحسابات في القيد • رقم القيد المحاسبي في الدفاتر • توقيع المخولين بأعداد القيد • توقيع التدقيق الداخلي الدفاتر المحاسبية1.
دفتر اليومية العامة Daily Book2.
دفتر الأستاذ العام General Ledger دفتر اليومية العامة الغرض من هذا الدفتر إثبات العمليات والصفقات والفعاليات والنشاطات المالية التي تمت بأتباع قيود يومية طبقا لنظام المحاسبي بإستخدام القيد المزدوج وفقا للتسلسل الزمنى لحدوثها ويتضمن هذا الفتر كافة الأحداث والصفقات اليت يقوم بها المشروع خلال الفترة المالية بحيث يكون شامل لكافة الفعاليات .
ويتضمن الدفتر عدة صفحات مرقمة بصورة متسلسلة .
أن مجاميع مبالغ الصفحات للجانب المدين والجانب الدائن يجب ان تتطابق في نهاية كل صفحة، بسبب اتباع القيد المزدوج في قيد العمليات التجارية .
كما أن كل قيد يجب أن يخصص له رقم متسلسل للدلالة على القيد بالأضافة الي تاريخ حدوثه .
أما رقم صفحة الأستاذ فانه يستخدم لغرض ترحيل القيد إلى دفتر الأستاذ .
كما أن دفتر اليومية يعتبر من الوثائق القانونية التي ينص عليها القانون التجاري ، وتخضع إلى الفحص والمراجعة القانونية بصورة دورية .ولذلك فان صفحات دفتر اليومية تكون مختومة من قبل جهة رسمية ، كما لا يجوز إجراء أية تعديلات على القيود ، على سبيل المثال القشط والمسح والحك وغيرها ، وأنما يجب ان يكون نظيف ومرتب وخالي من أية تعديلات تجعله غير مقبول وغير موثوق به .
أم أهمية دفتر اليومية فانها ، تتلخص بالنقاط الرئيسية التالية :1.
أنه كشف شامل لعمليات المشروع يتضمن كافة الفعاليات التي يزاولها المشروع خلال السنة المالية سواء كانت نقدية أو غيرها .
وفي حالة عدم تسجيل أية فعالية قام المشروع بممارستها ، فانه يعتبر إخفاء لبعض الحقائق أو جوانب نشاط المشروع ، كما قد يؤدي إلى ضياع حقوق المشروع2.
أن هذا الدفتر يعكس حالة التوازن المحاسبي لبيانات النشاط التجاري ، حيث يجب أن يكون لكل فعالية يمارسها المشروع تأثير مزدوج على الوضع المالي ، حسبما يمثله النموذج المحاسبي ،بأن يكون لها جانب مدين يساوي ويعادل الجانب الدائن ، وأن مجموع العمليات المدينة تساوي مجموع العمليات الدائنة في نهاية السنة .3.
يتمتع هذا الدفتر بالصفة القانونية ، ولذلك فإن المشروع يستخدمه كبنية قانونية لمقدار الحقوق المترتبة لصالحه ، وكذلك لمقدار الحقوق المترتبة عليها للغير لذلك يجب ان يتصف بالدقة والوضوح وغير قابل للشك عند ظهور أية منازعات مع الغير .
دفتر الأستاذ العام دفتر الأستاذ هذا هو عبارة عن مجموعة الحسابات التي يحتفظ بها النظام المحاسبي في الوحدة الأقتصادية لغرض تجميع البيانات المالية وتبويبها ومنه يتم عمل ميزان المراجعة .

نظام محاسبي جيد هو النظام وفقا لأعمال الشركة وبالتالي معظم الشركات تستخدم برامج مخصصة وجهة نظري في النظام المحاسبي الأفضل هو تخطيط موارد المؤسسات.

كيف اصمم نظام محاسبى متكامل ويكون بسيط استطيع من خلاله الرقابه على كافه الحركات الحسابيه الخاصه بالمنشاه ومعرفه الارباح ومعدل المبيعات وراس المال والمديونيات

هل يمكن الاكتفاء باستخدام الاكسل المحاسبى الطريقه الامريكيه الاستاذ مثلا بدلا من الدفاتر اليدويه ولوكنت استخدم الطريقه الامريكيه على الاكسل فما المطلوب وماهى الدفاتر اليدويه التى تستخدم ارجو الاجابه وجزاكم الله خيرا