عشر نصائح لإجراء إجتماعات عمل فعّالة

Header

تعد إجتماعات العمل أيا كان نوعها عنصر مهم للغاية في الشركات.

في الواقع، أشار استبيان بيت.كوم حول “الإجتماعات في شركات الشرق الأوسط وشمال افريقيا” (سبتمبر 2014) الى أن 8 من أصل 10 مهنيين في المنطقة يقولون أن الإجتماعات في شركتهم هي وسيلة فعّالة لإتخاذ القرارات. يوجد بلا شك نوعين من الإجتماعات؛ الجيدة التي تعود بالفائدة على كافة الحضور، والسيئة والتي غالباً ما تكون مضيعة للوقت. 

كما يوجد أيضاً الإجتماعات المتميزة والتي يمكن التوصل اليها من خلال اتباع بعض الخطوات البسيطة. هل ترغب بأن تنتمي كافة الإجتماعات التي تعقدها الى هذه المجموعة؟ نقدم لك في ما يلي 10 خطوات بسيطة (تشمل دعوة الأشخاص المناسبين وتوكيل مهمة القيادة لشخص تعتمد عليه) لإجراء إجتماعات عمل فعّالة تعود بالفائدة عليك وعلى الآخرين:

1. حدّد أهدافاً دقيقة ومفصّلة

Abj.

إن الخطوة الأولى لإجراء إجتماعات ناجحة أسهل مما تتخيل وهي التحضير الجيد لها. سيمكّنك التحضير المسبق للإجتماعات من توزيع جدول الإجتماع على الموظفين قبل انعقاده. ستضمن بهذه الطريقة تمتع الحضور بفكرة واضحة حول موضوع الإجتماع، مما سيجعلهم أكثر انسجاماً مع موضوع الحوار.

2. قم باعداد قائمة بأسماء الحضور

office-594132_640

تعامل مع إجتماعات العمل كما تتعامل مع الفعاليات الرسمية والمؤتمرات التي تنظمها شركتك أو عند اطلاقها لمنتجات جديدة. حيث ستحتاج لاعداد قائمة بأسماء الحضور الذي سيشاركون في الإجتماع. ولتجنب دعوة عدد كبير من الأشخاص، يمكنك استخدام معايير محددة تضمن دعوة الأشخاص المهتمين بالموضوع والذين يمكن الاستفادة من معارفهم وخبراتهم المتعلقة بموضوع الحوار.

3. دوّن الملاحظات

Discussion

سيساعدك تدوين الملاحظات على ورقة في اعداد سجل يشمل النقاط الرئيسية التي تم تطرق اليها أثناء الإجتماع. يمكنك اختيار شخص واحد وتوكيله مهمة تدوين الملاحظات ومن ثم توزيع المعلومات المهمة على كافة الحضور بعد إنتهاء الإجتماع.

4. قم بتوكيل مهمة قيادة الإجتماع لشخص مؤهل

MeetingLeader

ستحتاج أثناء عقد الإجتماع لشخص مسؤول عن تنسيق النقاط التي سيتم التطرق اليها. يجب أن يكون هذا الشخص المؤهل الذي سيتم اختياره مسبقاً بالتنسيق بينك وبين الموظفين ذوي المناصب العليا، قادراً على أخذ زمام الأمور وقيادة المشروع، كما يجب أن يكون محط ثقة كافة أعضاء فريق العمل.

5. افسح المجال لطرح الأسئلة

Questions

إن الأسئلة الذكية هي المحرك الدافع للإجتماعات الناجحة. وهنا يأتي دور قائد الإجتماع والذين سيضمن إبداء كل شخص لرأيه خلال الإجتماع. لا تفسح المجال لطرحأسئلة خارج موضوع الحوار، وأجب فقط عن الأسئلة المبدعة والبنّاءة.

6. تجنب عقد إجتماعات طويلة

Time

لقد أظهرت الدراسات أن الإجتماعات القصيرة هي أكثر فعالية ونجاحاً من الإجتماعات الطويلة. في الواقع، تنعكس الإجتماعات الطويلة بشكل سلبي على الحضور حيث تجعلهم يشعرون بالملل وبالتالي يفقدون قدرتهم على التركيز. في الواقع، تقدر المدة التي يستطيع فيها الشخص التركيز بكامل قواه العقلية بحوالي أقل من ساعة، لذا احرص على عدم تجاوز الإجتماع أكثر من 30 دقيقة.

7. استعن بالأدوات التقنية

Tech

لقد ساعدت التكنولوجيا الحديثة في تحسين طريقة إجراء الاجتماعات. حيث تساهم التطبيقات الحديثة مثل Skype وGoToMeeting و Google Hangoutsفي تحسين التواصل بين الأشخاص، إذ يمكنك استخدامها للتواصل مع فريق عملك الكائن في مكان أو بلد آخر كما لو كانوا أمامك.

8. قدّم وجبات خفيفة

New Project (2)

لا شك بأن معظم الأشخاص يفقدون تركيزهم وطاقتهم تدريجياً كلما مضى الوقت، في الواقع، قد تكون القهوة أفضل وسيلة لابقاء الموظفين مستيقطين، الا أن الوجبات الخفيفة والسريعةهي كل ما يحتاجه الحضور لاستعادة نشاطهم وطاقتهم. ولكن تجنب تقديم الوجبات الدسمة لتفادي اللحظات الحرجة والمقاطعات أثناء الإجتماع.

9. خصص بعض الوقت لاعداد موجز عن الإجتماع

recap

إن تخصيص آخر 5 أو 10 دقائق من الإجتماع لتلخيص أهم القرارات والنقاط الرئيسية التي تم التطرق اليها خلال الإجتماع هو أفضل وسيلة لضمان فعاليته. ذكّر الحضور بكافة القرارات التي تم اتخاذها خلال الإجتماع وبالخطوات التي يجب اتخاذها في المستقبل. كما يمكنك القاء بعض الكلمات للتأكيد على أهمية الحوار والنقاش في ابتكار أفكار جديدة، وأن إجتماعات العمل تشكل عنصراً في غاية الأهمية في الإجتماعات.

10. تابع التقدم المحرز بعد إنتهاء الإجتماع

Followup

يهمل الكثير من الأشخاص هذه الخطوة المهمة بعد إنتهاء الإجتماع والتي تتمثل في متابعة الأهداف التي تم تحديدها خلاله. فلن تتمكن من تحديد مدى فاعلية ونجاح الإجتماع الذي قمت بعقده وتحقيق أفضل النتائج إن لم تقم بمتابعة التقدم المحرز. وختاماً، لا تنسَ ارسال رسالة شكر لإظهار تقديرك لكل موظف شارك في الإجتماع.

هل استمتعت بقراءة هذه المدونة؟ ما هي الأساليب التي تتبعها لإجراء إجتماعات عمل فعّالة؟ تواصل معنا وشاركنا رأيك حول هذا الموضوع. 

Camilla Caraccio
Comments
(0)