الوصف الوظيفي
تعد مجموعة السفر الناشئة شركة عالمية في مجال تكنولوجيا السفر، حيث تعمل علاماتها التجارية في أكثر من 220 سوقًا منذ عام 2010.
نحن متخصصون في تطوير منصات حجز عبر الإنترنت متقدمة لجميع أنواع العملاء - من السياح الأفراد إلى وكلاء السفر والشركات التي تنظم رحلات العمل.
تمكّن حلولنا الفنادق من عرض أماكن إقامتهم بسهولة، مما يعزز الرؤية ويجذب جمهورًا أوسع.
مهمتنا هي إنشاء وتوزيع وتشغيل أكثر منتجات السفر ملاءمة.
نحن نبتكر باستمرار ونتجاوز قواعد صناعة السفر المعقدة لجعل السفر متاحًا على نطاق أوسع للأفراد، وأكثر مكافأة للمحترفين، وأسهل للجميع.
بصفتك مساعدًا تنفيذيًا، ستلعب دورًا محوريًا في تنسيق الجداول الزمنية، وتنظيم الاجتماعات، ودعم الفريق بالمهام الإدارية الأساسية.
هذه وظيفة بدوام كامل عن بُعد مفتوحة للمرشحين المقيمين في البحر الأبيض المتوسط ورابطة الدول المستقلة.
المسؤوليات الوظيفية: الدعم الإداري للقسم والفريق (70% من وقت العمل): تنظيم وتنسيق اجتماعات الفريق والفعاليات: تنسيق إعداد جلسات العرض ربع السنوية: إدارة عملية الإعداد لعرض الفريق، بما في ذلك تنسيق العروض التقديمية ومقاطع فيديو Loom من جميع المشاركين.
المساعدة في عملية التخطيط لأهداف الشركة العليا: جمع وتنظيم البيانات للتحضير للجلسات الاستراتيجية.
التنسيق أثناء الاجتماعات.
تنظيم الاجتماعات المؤسسية وفعاليات بناء الفريق (بناء الفريق، الأنشطة الترفيهية العامة لتحسين التفاعل).
المبادرة النشطة وتنظيم الأنشطة الجماعية: تطوير واقتراح حلول إبداعية للحفاظ على التواصل والتفاعل بين الفريق (ألعاب عبر الإنترنت، فعاليات تفاعلية في Slack، وأنشطة أخرى).
المبادرة وتنظيم الفعاليات التي تهدف إلى تحسين روح الفريق في بيئة العمل عن بُعد.
تنظيم الاحتفالات والفعاليات الشخصية: جمع الأموال لشراء هدايا الزملاء.
العثور على الهدايا، والزهور، وغيرها من عناصر العطلات.
إدارة السفر للأعمال: تنظيم السفر للمدير والفريق، بما في ذلك طلبات رحلات العمل وإعداد التأشيرات.
تحسين نفقات السفر، وإعداد وتحديث ميزانية سفر الفريق.
تسجيل المدير وأعضاء الفريق الآخرين في المعارض والفعاليات.
البحث عن حلول سفر فعالة من حيث التكلفة وحجز جميع العناصر الضرورية (تذاكر، إقامة، إلخ).
تنسيق الاجتماعات قبل المعارض والفعاليات: استخدام أدوات متخصصة لتحديد مواعيد الاجتماعات مع الشركاء والموردين المحتملين.
إرسال طلبات الاجتماعات بشكل استباقي والتنسيق مع الموظفين الآخرين.
إدارة المراسلات مع الشركاء المحتملين، وتنسيق الاجتماعات، وتتبع جدول الاجتماعات أثناء التحضير لرحلات العمل.
إعداد رسائل المتابعة بعد الاجتماعات: إعداد وإرسال رسائل المتابعة بعد الاجتماعات أثناء رحلات العمل (رسائل شكر، استمرارية الحوارات، توضيح الخطوات التالية).
التنسيق مع المدير وأعضاء الفريق الآخرين لإعداد رسائل ذات مغزى ودقيقة بناءً على مناقشات الاجتماعات.
دعم التواصل الداخلي وقاعدة المعرفة للفريق: العمل مع Asana لتنسيق المهام والمشاريع.
الحفاظ على تحديث قاعدة المعرفة للفريق في Confluence، والتفاعل مع أعضاء الفريق للحفاظ على المعلومات محدثة.
المساعدة في إدارة قنوات Slack الخاصة بالفريق والحفاظ عليها محدثة.
إعداد وتنسيق العروض التقديمية: المساعدة بنشاط في إنشاء وتحرير مواد العروض التقديمية للمدير والفريق.
جمع وتنظيم المعلومات من مختلف المساهمين لإنشاء عروض تقديمية متماسكة وعالية الجودة.
تصميم الشرائح وفقًا للأسلوب المؤسسي ومتطلبات تصور البيانات.
إعداد المواد للاجتماعات الداخلية والخارجية، والتقارير، والجلسات الاستراتيجية، بما في ذلك المحتوى التفصيلي والتنسيق المرئي.
المساعدة في تنظيم الاجتماعات: تنسيق وتنظيم الاجتماعات عند الطلب (اختيار الوقت، التواصل مع المشاركين، ضمان جميع التفاصيل اللازمة مثل اللوجستيات والمواد).
تنظيم مؤتمرات الفيديو (اختيار المنصة، إعداد الإعداد الفني).
الدعم الشخصي للمدير (30% من وقت العمل): تنظيم المهام الشخصية والمشاريع: حجز المطاعم، مواعيد الأطباء، ومواعيد الأطباء البيطريين.
تنظيم وتخطيط الرحلات الشخصية والتجارية (تذاكر، فنادق، تأجير سيارات، جولات، تطوير مسارات السفر).
تسجيل الوصول للرحلات، وحل أي مشكلات تتعلق بالسفر.
إعداد التأشيرات وغيرها من الوثائق السفرية (بما في ذلك طلبات رحلات العمل للمدير).
المساعدة في إعداد وثائق سفر الحيوانات الأليفة للمدير.
شراء عناصر مثل الإلكترونيات، الهواتف، والسلع المنزلية.
حجز الأنشطة الرياضية (ملاعب التنس، باديل، إلخ).
تنظيم الأنشطة الترفيهية والإبداعية (تذاكر الفعاليات، المتاحف، الجولات).
العثور على وتنسيق خدمات متنوعة (خدمات النقل، شركات التنظيف، خدمات الإصلاح، إلخ).
تنظيم المهام المنزلية واللوجستيات المتعلقة باحتياجات المدير الشخصية.
مهام شخصية أخرى للمدير: الاستعداد للقيام بمختلف المهام المتعلقة بمسائل المدير الشخصية.
جداول مرنة وفرصة للعمل عن بُعد.
فريق طموح وداعم يحب ما يفعله، يقدر بعضه البعض، وينمو معًا.
برامج داخلية للتكيف والتدريب، وتطوير المهارات الشخصية، وقدرات القيادة.
تعويض جزئي للمشاركة في التدريب والمؤتمرات الخارجية.
مدرسة اللغة الإنجليزية المؤسسية: دروس جماعية وفردية، أندية محادثة مع زملاء من جميع أنحاء العالم.
أسعار مؤسسية على الفنادق وخدمات السفر.
يوم عطلة MyTime - يوم غير عمل إضافي دون فقدان التعويض.
تعرف على المزيد حول ممارسات حماية البيانات لدينا في سياسة الخصوصية الخاصة بنا: https://emergingtravel.
notion.site/recruitment-privacy-notice.
3+ سنوات من الخبرة في الدعم التنفيذي، تنسيق العمليات، أو أدوار مشابهة.
مهارات تنظيم وتحليل قوية.
خبرة في العمل مع أصحاب المصلحة الكبار والفرق متعددة الوظائف.
مهارات ممتازة في Microsoft Office، وخاصة.
Excel (تنظيم البيانات، المتعقبين، لوحات المعلومات).
PowerPoint (عروض تقديمية تنفيذية).
خبرة في أدوات إدارة المهام (Asana، Notion، Monday، إلخ).
الراحة في العمل مع البيانات، لوحات المعلومات، والتقارير.
اللغات. الإنجليزية المتقدمة، لغات أخرى ميزة إضافية.
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
