تعال للعمل في مكان حيث تلتقي الابتكارات والعمل الجماعي لدعم أكثر المهام إثارة في العالم!

نظرة عامة على الوظيفة

المسمى الوظيفي

منسق إداري

القسم

المرافق

الموقع

شركة كواليس الهند الخاصة المحدودة، بوني، ماهاراشترا

نموذج العمل

هجين - 3 أيام في المكتب (بوني)، 2 أيام عمل من المنزل

الوردية

وردية ليلية متوافقة مع التوقيت الباسيفيكي (حوالي 9:30 مساءً - 6:30 صباحًا بتوقيت الهند)

أيام العمل

من الاثنين إلى الجمعة

التقارير إلى

مدير أول - المرافق، التنقل والاستدامة

عدد الوظائف الشاغرة

2-3

الخبرة

3-5 سنوات

نوع التوظيف

دوام كامل، تعيين مباشر

وصف الوظيفة

نبحث عن منسق إداري عالي الإنتاجية ومركز على التنفيذ لتقديم دعم تشغيلي سلس لفريق كواليس التنفيذي الموجود في فاستر سيتي، كاليفورنيا. تم تصميم هذا الدور للسرعة والنطاق والتغطية - شخص يمكنه إدارة جميع المهام الإدارية بشكل مستقل لعدة قادة كبار عبر المناطق الزمنية.

مقره في مكتبنا في بوني بنموذج هجين ومتوافق تمامًا مع التوقيت الباسيفيكي، ستكون العمود الفقري التشغيلي الذي يحافظ على حركة الفريق التنفيذي. المرشح المناسب هو شخص يتصرف قبل أن يُطلب منه، ويحل المشكلات قبل أن تتصاعد، ويعتبر كل تعارض في الجدول الزمني، أو اضطراب في السفر، أو متابعة معلقة كمشكلة يجب إغلاقها - بسرعة.

ما الذي تمتلكه

يمتلك هذا الدور مسؤولية واضحة وغير قابلة للتفاوض عبر سبعة مجالات. من المتوقع أن تنفذ بسرعة ودقة عبر جميعها، على نطاق واسع، في وقت واحد:

1. لوجستيات التقويم

• إدارة كاملة للتقويم لعدة تنفيذيين عبر التوقيت الباسيفيكي وتوقيت الهند القياسي
• حل النزاعات في الجدولة بشكل استباقي، وحماية وقت تركيز التنفيذيين، وفرض نظافة الاجتماعات (الأجندات، الحضور المناسب، المدة المناسبة)
• تنسيق الاجتماعات القيادية المتكررة، والاجتماعات الفردية، والاجتماعات ذات الأولوية دون أي تقصير
• إعداد وإدارة مؤتمرات الفيديو عبر زووم ومايكروسوفت تيمز لجميع الاجتماعات التنفيذية

2. حجز السفر وإدارة الاضطرابات

• حجز جميع الرحلات المحلية والدولية من البداية إلى النهاية: الرحلات الجوية، الفنادق، النقل البري، وتنسيق التأشيرات
• إنشاء جداول سفر مفصلة وفي الوقت الحقيقي مع التخطيط للطوارئ
• إدارة استجابة الاضطراب - عندما تتغير الرحلات، أو تسقط الفنادق، أو تتغير الجداول، حلها دون تصعيد
• الحفاظ على الوعي بحالة سفر التنفيذيين خلال الرحلات النشطة وتنبيه أو حل المشكلات بشكل استباقي

3. تصنيف البريد الوارد (غير حساس)

• مراقبة وتصنيف صناديق البريد التنفيذيين للاتصالات غير الحساسة، مع تنبيه العناصر ذات الأولوية وتوجيه الباقي
• صياغة وإرسال ردود روتينية، وإقرارات، ورسائل متابعة نيابة عن التنفيذيين
• الحفاظ على انضباط صندوق البريد صفر - لا شيء يبقى دون إجراء بعد SLAs المتفق عليها
• تصعيد فقط ما يتطلب حقًا انتباه التنفيذيين؛ كل شيء آخر يتم التعامل معه

4. تقارير النفقات

• جمع وترميز وتقديم تقارير النفقات للتنفيذيين على أساس أسبوعي باستخدام كونكور أو ساب كونكور
• ضمان الامتثال بنسبة 100% لسياسة السفر والنفقات الخاصة بكواليس؛ تنبيه الاستثناءات بشكل استباقي
• تسوية بيانات بطاقات الشركات والمتابعة بشأن الإيصالات أو الموافقات المفقودة دون تذكير
• الحفاظ على متتبع مستمر للتقارير المقدمة، والمعلقة، والمعتمدة لكل تنفيذي

5. إعداد الوثائق

• إعداد وتنسيق وإنهاء الوثائق التنفيذية بما في ذلك العروض التقديمية، وملاحظات الإحاطة، ونقاط الحديث، والمذكرات الداخلية
• امتلاك التحكم في النسخ وتوزيع الوثائق الرئيسية عبر أصحاب المصلحة
• جمع البيانات والتقارير والمواد الخلفية قبل الاجتماعات حتى يدخل التنفيذيون وهم مستعدون
• الحفاظ على مستودع منظم ونظيف من الوثائق المتكررة، والقوالب، ومواد مرجعية تنفيذية

6. المتابعات وإغلاق عناصر العمل

• تتبع جميع عناصر العمل المفتوحة من الاجتماعات التنفيذية وضمان الإغلاق في الوقت المناسب من قبل المالكين
• إرسال تذكيرات متابعة استباقية إلى أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين نيابة عن التنفيذيين
• الحفاظ على سجل عمل حي عبر مسارات العمل النشطة؛ لا شيء يسقط من بين الشقوق
• تقديم تقارير أسبوعية عن حالة العناصر المعلقة إلى التنفيذي أو قائد العمليات

7. مراجعات الأعمال التنفيذية (EBR)

• تنسيق اللوجستيات من البداية إلى النهاية لمراجعات الأعمال التنفيذية الفصلية وذات الأولوية، بما في ذلك الجدولة، والدعوات، وإعداد الأجندة، وإعداد الغرفة/VC
• تجميع المواد المسبقة القراءة وتوزيعها على المشاركين قبل الموعد المحدد
• التقاط ملاحظات الاجتماع، والقرارات، وعناصر العمل خلال مراجعات الأعمال التنفيذية؛ توزيعها خلال 24 ساعة من إغلاق الاجتماع
• الشراكة مع فريق مركز الإحاطات التنفيذية في فاستر سيتي بشأن لوجستيات المراجعة الموجهة للعملاء حيثما ينطبق

المؤهلات

• 3-5 سنوات من الخبرة كمسؤول تنفيذي، مساعد شخصي، أو محترف إداري أول
• خبرة سابقة في دعم التنفيذيين بمستوى مدير وما فوق، ويفضل في شركة تكنولوجيا أو SaaS مقرها الولايات المتحدة
• خبرة مثبتة في العمل في مناطق زمنية أمريكية (PST/PDT) أو في بيئة متعددة الجنسيات بنظام الوردية الليلية مفضلة بشدة
• التعرض لمركز القدرة العالمية، أو BPO، أو بيئة الخدمات المشتركة هو ميزة قوية
• درجة البكالوريوس في أي تخصص؛ الشهادات الإضافية في إدارة المكاتب أو الإدارة التنفيذية هي ميزة

المهارات والكفاءات

التقنية

• إجادة في مايكروسوفت 365 (أوتلوك، تيمز، وورد، إكسل، باوربوينت) أو مجموعة جوجل
• خبرة في منصات السفر والنفقات مثل كونكور أو ساب كونكور
• معرفة بأدوات إدارة المشاريع أو المهام (أسانا، جيرا، مونداي.كوم، أو نوتيون) هي ميزة
• الراحة مع منصات مؤتمرات الفيديو بما في ذلك زووم ومايكروسوفت تيمز
• القدرة على الاستفادة من الذكاء الاصطناعي في المهام اليومية وتحسين الإنتاجية.

السلوكية

• عقلية تركز على التنفيذ: تغلق المهام، لا تبدأها فقط. مرتاح لامتلاك عدة مسارات عمل في وقت واحد بسرعة من خلال تحديد الأولويات بكفاءة.
• قادر على العمل بجدية مع الحفاظ على الدقة عبر التقويم، والسفر، والوثائق، والمتابعات
• استثنائي في الكتابة والتواصل الشفهي باللغة الإنجليزية؛ قادر على صياغة مراسلات احترافية ومرتبة بشكل مستقل وبكميات كبيرة
• نزاهة عالية وحرص عند التعامل مع المعلومات التنفيذية السرية - متماشية مع الالتزام الأساسي لكواليس بالنزاهة
• استباقي، مدفوع ذاتيًا، ومستقل تمامًا خلال ساعات الوردية الليلية
• طلاقة ثقافية قوية وثقة في التعامل مع التنفيذيين، وأصحاب المصلحة، والشركاء الخارجيين في الولايات المتحدة
• هدوء تحت الضغط، خاصة خلال اضطرابات السفر، وفترات ضغط مراجعات الأعمال التنفيذية، ومواقف الأولويات المتنافسة
• تركيز على التغطية: يفهم أن الفجوات في التغطية لها تأثير حقيقي ويتحمل المسؤولية الشخصية عن الاستمرارية