ملخص الوظيفة

توفير إدارة متطورة للتقويم لنائب الرئيس. تحديد أولويات الاستفسارات والطلبات مع حل النزاعات؛ اتخاذ الأحكام والتوصيات لضمان سلاسة التفاعلات اليومية.

العمل كحلقة وصل. ترتيب والتعامل مع جميع اللوجستيات لاجتماعات مجلس الإدارة والفعاليات: جدولة الاجتماعات؛ صياغة الأجندات؛ تطوير، تجميع، وتوزيع مواد العرض؛ وتدوين محاضر الاجتماعات نيابة عن سكرتير المجلس. الالتزام بالامتثال للقواعد واللوائح المعمول بها المحددة في اللوائح المتعلقة بمسائل المجلس.

إكمال مجموعة واسعة من المهام الإدارية التي تسهل قدرة نائب الرئيس على قيادة المنظمة بفعالية، بما في ذلك: المساعدة في المشاريع الخاصة؛ تصميم وإنتاج مستندات، تقارير، وعروض تقديمية معقدة؛ جمع وإعداد المعلومات للاجتماعات مع الموظفين والأطراف الخارجية؛ صياغة وإعداد المراسلات؛ الحفاظ على قوائم الاتصال؛ تنظيم ترتيبات السفر؛ وإكمال تقارير النفقات والمسافات.

خدمة كنقطة الاتصال الرئيسية للجهات الداخلية والخارجية في جميع الأمور المتعلقة بنائب الرئيس، بما في ذلك الأمور ذات الطبيعة السرية أو الحرجة. تحديد الأولويات وتحديد المسار المناسب للعمل أو الإحالة أو الاستجابة.

تنسيق جميع اجتماعات ولقاءات الفريق التنفيذي والمساعدة في اجتماعات وفعاليات الموظفين حسب الحاجة.

توفير دور "حارس البوابة" و"البوابة"، مما يوفر جسرًا للتواصل السلس بين نائب الرئيس والموظفين، مما يظهر القيادة للحفاظ على المصداقية والثقة والدعم مع الفريق التنفيذي. إكمال المشاريع من خلال تخصيص العمل للموظفين المناسبين، بما في ذلك الفريق التنفيذي، نيابة عن نائب الرئيس.

العمل مع الفريق التنفيذي لتنسيق أنشطة نائب الرئيس. متابعة الاتصالات التي أجراها نائب الرئيس لتنمية العلاقات المستمرة.

إدارة جميع جوانب خدمات مكتب المنظمة. تقييم والمساعدة في تطوير سياسات وإجراءات المكتب لتحسين سير العمل وتوقع الاحتياجات المستقبلية مع نمو المنظمة. المساعدة في اختيار الموردين وشراء المعدات والخدمات واللوازم اللازمة لتشغيل المنظمة.

تقديم دعم إدارة الفعاليات عند الطلب.

الرد على الخط الهاتفي الرئيسي والاستجابة للاستفسارات.

معالجة وتوزيع البريد اليومي.

الاستثمار في بناء علاقات طويلة الأمد داخليًا وخارجيًا.

مشاريع/مهام أخرى حسب الحاجة لصالح المنظمة بشكل عام.

المعرفة والمهارات والقدرات

التعليم

• درجة بكاليوس أو درجة ماجستير.

خبرة دعم تنفيذية كبيرة، بما في ذلك دعم المدراء التنفيذيين. يفضل بشدة الخبرة في مجال مجلس إدارة غير ربحي.

إتقان خبير في برامج مايكروسوفت أوفيس وبرامج النشر المكتبي؛ القدرة على تصميم وتحرير العروض التقديمية والمواد الرسومية.

إتقان تقني ومهارات حل المشكلات المتعلقة بـ: البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات؛ دعم تكنولوجيا المعلومات وحل المشكلات؛ والبيئات السحابية (التطبيقات المستندة إلى الويب).

مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي.

مهارات تنظيم استثنائية واهتمام دقيق بالتفاصيل.

درجة عالية من الاحترافية في التعامل مع مجموعات متنوعة من الأشخاص، بما في ذلك أعضاء المجلس، والمديرين التنفيذيين، والموظفين، وقادة المجتمع، والمتبرعين، والشركاء الممولين.

اتخاذ قرارات مناسبة ومستنيرة بشأن الأولويات والوقت المتاح.

القدرة على إكمال حجم كبير من المهام والمشاريع مع القليل أو بدون توجيه.

القدرة على الاستجابة بمستويات مناسبة من العجلة للمواقف والأحداث التي تتطلب استجابة سريعة أو عودة.

القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من النزاهة والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

المعرفة والمهارات(عامة وتقنية)

• مهارات تواصل ممتازة
• يجب أن تمتلك مهارات حل المشكلات، والتخطيط، والتحليل لدفع التحسينات المستمرة

• مرونة في ساعات العمل والتعامل مع مواقف الضغط والتصعيد
• مهارات بين شخصية ممتازة مع القدرة على التنسيق عبر الوظائف