الغرض من الدور:

إدارة الوثائق ونظام التحكم في الوثائق لجميع الأقسام، بما في ذلك تحميل / تنزيل، فرز، تتبع، وتحديث الوثائق وفقًا للإجراءات أو المعايير المعمول بها. دعم الاحتياجات الإدارية الشاملة لقسم المشاريع والهندسة.

تشمل المسؤوليات ولكن لا تقتصر على ما يلي:

• ضمان إدارة الوثائق وفقًا للإجراءات أو المعايير المعمول بها (ترقيم الوثائق، التنسيقات، الإصدار، المراجعة، الإرسال، التسجيل والأرشفة)
• ضمان أن أي إنشاء أو تغييرات في الوثيقة يتم طلبها بواسطة نموذج طلب معتمد بمعلومات واضحة، وكذلك بالنسبة للوثائق القديمة التي يتم أرشفتها في مجلد محدد.
• إنشاء نموذج الوثيقة، إدارة جميع وثائق سير العمل والتوقيت في النظام.
• إدخال البيانات والحفاظ على الوثائق لتحديثها في قائمة البيانات الرئيسية.
• ضمان الموافقة على الوثيقة، نشرها، وأي تعليق من المراجع / الموافقة يتم تسليمه إلى منشئ الوثيقة.
• إدارة مكتبة / تخزين القسم (ملف صلب / ناعم) لضمان أن جميع الملفات الإلكترونية والنسخ المطبوعة دقيقة وسهلة الاسترجاع.
• دعم والتحكم في الوثائق الداخلية والخارجية (رسائل، إجراءات، إلخ) والمراسلات لضمان سلاسة ووضوح المعلومات للأطراف المعنية، بما في ذلك المعلومات السرية.
• التعامل بشكل مستقل مع المراسلات الداخلية والخارجية والامتثال لسياسات وإجراءات الاحتفاظ بالسجلات.
• دعم وتنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية مثل الاجتماعات، ورش العمل، جلسات التواصل، إلخ لضمان التحضير وسلاسة هذه الفعاليات.
• إدارة تحديث صفحة القسم على الإنترنت وجعلها متاحة.
• تحديد أنواع مختلفة من الوثائق مثل المواصفات، الرسومات الهندسية، الإجراءات، الحسابات والتقارير.
• تطبيق الإجراءات للتوزيع، الأرشفة، جمع التعليقات، وتنسيق تدفق المعلومات لوثائق المشاريع والهندسة للمشروع المعين.
• تسريع الأنشطة المتعلقة بالوثائق من قبل المقاولين وفريق المشاريع والهندسة الداخلي.
• استلام، فحص، تسجيل بدقة وتوزيع جميع الرسومات الوثائقية والمشاريع بكفاءة.
• ضمان الإصدار والتوزيع في الوقت المناسب لجميع الرسومات / الوثائق مع التعديلات الصحيحة لجميع الأطراف كما هو مفصل في مصفوفة التوزيع الموجودة في إجراءات المشروع.
• تنسيق الأنشطة المتعلقة بأوامر تغيير المنتج والتي تشمل معالجة التغييرات النصية.
• تحويل السجلات النوعية الورقية إلى ملفات إلكترونية خاضعة للرقابة من خلال عملية تصوير محددة تشمل التحضير، المعالجة والتحقق من تلك السجلات.
• المشاركة بشكل تعاوني في تنفيذ عملية التدقيق الداخلية والخارجية.
• إبلاغ القسم المعني أو نشر الوثيقة المعتمدة الأخيرة.
• ضمان اكتمال عملية توجيه الفواتير الخارجية والتنسيق مع المالية للدفع في الوقت المناسب.
• يجب الامتثال لجميع سياسات ومعايير وإجراءات الصحة والسلامة والبيئة الخاصة بالشركة.

المؤهلات تشمل ولكن لا تقتصر على ما يلي:

• درجة دبلوم (D3) كحد أدنى من أي تخصص.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمسؤول وثائق.
• خبرة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مثل Team Binder، Documentum، Coreworx أو ما يعادلها.
• مهارات السكرتارية والإدارية ستكون ميزة.
• مهارات الاتصال الفعالة باللغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا).
• إجادة استخدام MS Word، MS Excel وMS Outlook.

إذا كنت مهتمًا بالوظيفة، يرجى النقر على التقديم للوظيفة في هذه الصفحة وملء الأسئلة في هذا الرابط https://bit.ly/DOC-CONTROLLER

الوظيفة مخصصة للمواطنين الإندونيسيين فقط. ستغلق الطلبات في 31 يوليو 2024.

إخلاء المسؤولية:

من خلال التقدم لهذه الوظيفة في شركة مبادلة للطاقة، فإنك توافق صراحة على جمع واستخدام ومشاركة معلوماتك الشخصية لأغراض التوظيف والتوظيف وفقًا لسياسة خصوصية البيانات الخاصة بشركة مبادلة للطاقة وقانون حماية البيانات الشخصية المحدد بالبلد.