يقدم المنسق الإداري دعمًا إداريًا وتنسيقيًا عالي المستوى للمدير التجاري التنفيذي (CCO). تعمل هذه الوظيفة كنقطة مركزية للتنسيق عبر الوظائف التجارية والتشغيلية، مما يضمن إدارة فعالة لسير العمل، والتحكم في الوثائق، وإدارة الأقسام، والتقارير، والتواصل.

تلعب هذه الوظيفة دورًا رئيسيًا في دعم أولويات الإدارة من خلال التنظيم الفعال، ومعالجة البيانات، وتتبع الميزانية، وتنسيق التقارير المتعلقة بالضرائب، وأنشطة التواصل بين الأقسام. يجب أن يظهر المرشح الناجح مهارات تنظيمية استثنائية، وقدرات تواصل متعددة اللغات، والقدرة على إعداد الوثائق والتقارير التجارية المهنية بالعربية والإنجليزية والفرنسية.

تفاصيل التوظيف:

• نوع التوظيف: دائم، توظيف مباشر
• الصناعة: التصنيع
• جدول العمل: من الأحد إلى الخميس، من 8:00 صباحًا إلى 4:00 مساءً

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم الإداري والتنفيذي:

• تقديم دعم إداري شامل للمدير التجاري التنفيذي وتنسيق الأنشطة مع المدير التشغيلي.
• إدارة الجداول الزمنية، والمواعيد، والاجتماعات، والجداول التجارية حسب الحاجة.
• تنسيق ترتيبات السفر، وحجوزات الإقامة، واللوجستيات ذات الصلة.
• إعداد جداول الأعمال، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات، ومتتبعات الإجراءات.
• فرز، وتحديد أولويات، وإدارة المراسلات والاتصالات الواردة.
• الحفاظ على سرية المعلومات التجارية الحساسة والاتصالات التنفيذية.

تنسيق الأقسام:

• العمل كحلقة وصل بين الأقسام التجارية والتشغيلية والمالية وغيرها من الأقسام الداخلية.
• تنسيق الأنشطة القسم والتأكد من إكمال المهام والتسليمات في الوقت المحدد.
• مراقبة وتتبع العناصر الإجرائية الناتجة عن اجتماعات الإدارة.
• تسهيل التواصل وتدفق المعلومات بين الأطراف المعنية.
• دعم الإدارة في تنفيذ العمليات الإدارية والتحسينات التشغيلية.

إدارة الوثائق والتقارير:

• الحفاظ على أنظمة تحكم فعالة في الوثائق، مما يضمن تنظيمًا دقيقًا، واسترجاعًا، وإدارة السجلات.
• صياغة، وتحرير، وتصحيح، وتنسيق الوثائق التجارية المهنية، والتقارير، والعروض التقديمية، والرسائل، والمراسلات.
• إعداد ملخصات تنفيذية، وتقارير إدارية، وتحديثات قسم باللغة العربية والإنجليزية والفرنسية.
• ضمان توافق جميع الوثائق مع المعايير الداخلية والمتطلبات المؤسسية.

دعم الميزانية والمالية الإدارية:

• المساعدة في مراقبة ميزانيات الأقسام والنفقات.
• دعم إعداد وتتبع الوثائق المتعلقة بالميزانية.
• تنسيق متطلبات التقارير الضريبية الأساسية والحفاظ على السجلات الداعمة.
• التواصل مع فرق المالية بشأن الأمور الإدارية والتقارير.

معالجة البيانات والتحليل:

• جمع، وتنظيم، ومعالجة، والتحقق، والحفاظ على بيانات الأعمال من مصادر متعددة.
• إنشاء تقارير روتينية، ولوحات معلومات، وملخصات إدارية.
• ضمان دقة وسلامة سجلات البيانات القسم.
• دعم اتخاذ القرارات الإدارية من خلال تقديم البيانات بشكل منظم وتحليلها.

التواصل والترجمة:

• صياغة وترجمة المراسلات المهنية، والتقارير، والعروض التقديمية، والوثائق التجارية بالعربية والإنجليزية والفرنسية.
• ضمان الاتساق والدقة والاحترافية في جميع الاتصالات المكتوبة.
• العمل كحلقة وصل للتواصل بين الأطراف المعنية متعددة اللغات عند الحاجة.

إدارة المكتب:

• الحفاظ على عمليات وإجراءات إدارة المكتب بكفاءة.
• تنسيق اللوجستيات للاجتماعات، وورش العمل، والفعاليات المؤسسية.
• مراقبة المستلزمات الإدارية ودعم طلبات الشراء عند الضرورة.
• دعم مبادرات التحسين المستمر التي تهدف إلى تعزيز الكفاءة الإدارية.

المؤهلات/الخبرة:

• دبلوم في الإدارة، أو إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• التدريب المهني في السكرتارية أو شهادة إدارية معادلة مطلوبة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور دعم إداري.
• يفضل أن تكون لديك خبرة في بيئة الشركات.
• تعتبر الخبرة في دعم كبار التنفيذيين والفرق متعددة الوظائف مرغوبة للغاية.

المهارات والكفاءات المطلوبة:

مهارات اللغة:

• متحدث عربي أصلي أو طليق.
• إجادة ممتازة في الكتابة والتحدث بالعربية والإنجليزية والفرنسية.
• إثبات القدرة على صياغة، وتحرير، وإعداد تقارير مهنية ومراسلات تجارية بجميع اللغات الثلاث.

المهارات التقنية:

• إجادة متقدمة في مجموعة MS Office
• مهارات قوية في تنسيق الوثائق وإعداد العروض التقديمية.
• قدرات ممتازة في معالجة البيانات والتقارير.