وصف الوظيفة:
 
 الوظيفة: مساعد توثيق تقني

توفير مساعد توثيق تقني واحد على أساس طويل الأمد لقسم التحول.

مساعد توثيق تقني ذو خبرة في عمليات قسم التحول، التحكم في الوثائق، وتنسيق المتعهدين.

ماهر في شير بوينت، أنظمة إدارة الوثائق التقنية، وHSEQ، مع قدرة قوية على إدارة تدفقات الوثائق، وضمان الامتثال، ودعم الأنشطة الصناعية الكبيرة.

المسؤوليات والمهام:

1. تقديم الدعم الإداري والتشغيلي كما هو موجه من قبل رئيس قسم التحول ومنسق العقود.

2. الحفاظ على سجل المراسلات لقسم التحول وإدارة، وضمان تسجيل جميع الاتصالات مع المتعهدين بشكل صحيح، وتتبعها، وإغلاقها دون تراكم.

3. الحفاظ على سجل المراسلات الداخلية لقسم التحول، وضمان تسجيل جميع الاتصالات داخل قسم التحول بشكل صحيح، وتتبعها، وإغلاقها دون تراكم.

4. التنسيق مع رئيس التحول لتحديد مواعيد الاجتماعات الدورية للقسم، وتسجيل محاضر الاجتماعات، وتتبع جميع مؤشرات الأداء الرئيسية / التدريب / سجلات السلامة.

5. استرجاع وتوفير الوثائق الفنية والمعايير والمراجع باستخدام نظام QTDMS الخاص بالشركة حسب الحاجة.

6. التنسيق مع المتعهدين ذوي المبلغ الثابت وإدارة الأنشطة الإدارية بما في ذلك إعداد محاضر الاجتماعات والتحقق من الوثائق المقدمة.

7. استخدام شير بوينت وأنظمة إدارة الوثائق الأخرى لدعم عمليات سير العمل، وضمان التحكم الفعال في الوثائق، والصيانة، والامتثال للجودة.

8. معالجة وإصدار طلبات تصاريح الدخول المختلفة (الأفراد، المواد، المركبات، إلخ) من خلال بوابة HSEQ.

9. بدء، ومراقبة، وتتبع صلاحية الطلبات المتعلقة بكابينات البورتا، وحاويات الأدوات، ومتطلبات المتعهدين الأخرى.

10. ضمان السرية التامة للوثائق الحساسة، واتباع بروتوكولات الموافقة قبل أي مشاركة للمعلومات.

11. التنسيق مع قسم المرافق والخدمات للحفاظ على مستلزمات المكتب المطلوبة لقسم التحول.

12. الحفاظ على النظافة العامة والتنظيم داخل قسم التحول.

المؤهلات:

1. يجب أن يكون لديه دبلوم تقني / خريج أو ما يعادله ويجب أن يكون قويًا جسديًا، ديناميكيًا ومتحمسًا.

2. التواصل الممتاز باللغة الإنجليزية (تحدثًا وكتابة) أمر ضروري.

3. خبرة مباشرة وذات صلة لا تقل عن 5 سنوات كمساعد توثيق تقني في وظيفة التحكم في الوثائق، ويفضل أن يكون ذلك في صناعة النفط والغاز أو البتروكيماويات.

4. إتقان استخدام تطبيقات MS Office بما في ذلك تطبيقات Microsoft Office مثل Outlook وExcel وWord وPowerPoint وAccess.

5. Cimage، Acrobat Professional

6. اهتمام جيد بالتفاصيل وقادر على التعامل مع مهام متعددة.

7. مهارات تواصل ممتازة