حول وظيفة مسؤول الموارد البشرية مسؤول الموارد البشرية – عمليات التوظيف، التأشيرات والتنقل ملخص الوظيفة

مسؤول الموارد البشرية – عمليات التوظيف، التأشيرات والتنقل مسؤول عن تنفيذ جميع الأنشطة الإدارية والتنسيقية وإدارة البيانات التي تدعم التوظيف والتنقل في القوى العاملة والتنقل العالمي.

تمكن هذه الوظيفة فريق التوظيف وفرق العمليات من توظيف وتوزيع المواهب بسرعة من خلال ضمان العمليات المنظمة، ودقة بيانات القوى العاملة، والوثائق في الوقت المناسب، والتنسيق السلس بين أصحاب المصلحة.

تتركز هذه الوظيفة على التنفيذ وتلعب دورًا حيويًا في تقليل زمن دورة التوظيف، وتحسين رؤية القوى العاملة، وضمان الامتثال لمتطلبات الهجرة والعمل والتنقل المعمول بها عبر العمليات العالمية للمنظمة.

حالة التقارير

يقدم مسؤول الموارد البشرية – عمليات التوظيف، التأشيرات والتنقل تقاريره إلى نائب الرئيس للعمليات.

يعمل عن كثب مع:

• الموظف المسؤول عن التوظيف
• مدير الموارد البشرية الأول / نائب الرئيس للموارد البشرية
• موظف العلاقات الحكومية
• نائب الرئيس للعمليات
• مدير العمليات
• منسقي المشاريع
• مديري المشاريع
• المالية (الرواتب)
• منسق الموارد البشرية

مسؤوليات المشرف

لا يوجد

مسؤوليات الوظيفة والمحاسبة 1. عمليات التوظيف والتنسيق

(الدعم الأساسي للمسؤول عن التوظيف)

• دعم المسؤول عن التوظيف من خلال إنشاء وصيانة ملفات الطلبات، والحصول على الموافقات، وتتبع السجلات. ستعمل هذه الوظيفة بناءً على توجيهات المسؤول عن التوظيف.
• صياغة ونشر إعلانات الوظائف بناءً على مدخلات المسؤول عن التوظيف، عند الحاجة.
• الحفاظ على نظام تتبع المتقدمين أو جداول تتبع التوظيف بدقة بيانات 100%.
• مساعدة المسؤول عن التوظيف في جدولة المقابلات وتنسيق الجداول الزمنية بين أصحاب المصلحة.
• إعداد وتوزيع مجموعات المقابلات، وحزم السير الذاتية، ونماذج التقييم.
• تتبع ملاحظات المقابلات وإجراءات المتابعة حتى الإغلاق.
• جمع الموافقات وإدارة عمليات التوقيع (مدير الموارد البشرية الأول / نائب الرئيس للعمليات).
• مساعدة المسؤول عن التوظيف في تتبع:
  • قبول العروض
  • رفض العروض
  • قوائم المرشحين

2. التنقل والنشر

تنسيق أنشطة التنقل من البداية إلى النهاية لكل توظيف، بما في ذلك:

• عقود العمل الموقعة
• الفحوصات الطبية عند الوصول إلى المملكة العربية السعودية
• قائمة تدريب مؤهلات الفنيين
• طلبات حجز السفر
• التنسيق مع مديري المشاريع لتأكيد تواريخ التنقل
• تتبع جاهزية النشر مقابل مواعيد المشروع
• تنسيق لوجستيات الإلغاء وتحديثات الحالة

3. التأشيرات والهجرة والتنقل العالمي

• امتلاك وصيانة متتبع التأشيرات من البداية إلى النهاية (مالك البيانات).
• إعداد وتقديم وثائق التأشيرات.
• التنسيق مع موظف العلاقات الحكومية وASMACS.
• تتبع:
  • حالة التأشيرات
  • إصدار الإقامة
  • الانتهاء والتجديدات
  • تصاريح الدخول/الخروج
• مساعدة الموظفين والمحولين في:
  • التوظيف المحلي
  • متطلبات الهجرة
  • إعداد الحسابات المصرفية
  • متطلبات تنقل القوى العاملة
• الإشارة بشكل استباقي إلى المخاطر بما في ذلك:
  • التأخيرات
  • الانتهاء
  • الوثائق المفقودة

4. بيانات القوى العاملة، والتتبع ومدخلات لوحة المعلومات

الحفاظ على متتبع رئيسي للقوى العاملة في الوقت الحقيقي بما في ذلك:

• الأدوار المفتوحة
• المرشحون في العملية
• الأفراد المنقولون
• حالة التأشيرات
• توفر مجموعة المتعاقدين

تسوية البيانات عبر:

• قائمة المرشحين
• طلب المشروع
• متتبع التأشيرات

إعداد مدخلات منظمة للوحة المعلومات ومؤشرات الأداء الرئيسية:

• عدد الموظفين مقابل الطلب
• تتبع الوقت للملء
• حالة التنقل
• ضمان سلامة البيانات وجاهزيتها للتدقيق.

5. إنشاء العمليات وإجراءات التشغيل القياسية والانضباط

بناء وصيانة:

إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)

• إجراءات سير العمل للتوظيف
• قوائم التحقق للتنقل
• إجراءات معالجة التأشيرات

قوالب موحدة

• نماذج الطلبات
• تقارير الحالة
• شهادات التنقل والسلامة
• ضمان الامتثال للعملية عبر جميع أصحاب المصلحة.

6. تنسيق أصحاب المصلحة والانضباط في المتابعة

• العمل كمنفذ للعملية، وليس كصانع قرار.
• عند طلب المسؤول عن التوظيف، متابعة بلا هوادة بشأن:
  • ملاحظات المقابلات
  • تأخيرات الموافقة
  • الوثائق المفقودة
• تصعيد الاختناقات مبكرًا، خاصة إلى مدير الموارد البشرية الأول.

7. المخاطر والجودة والامتثال

• ضمان أن جميع أنشطة التوظيف والتأشيرات والتنقل تتوافق مع سياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية والإجراءات الداخلية.
• تحديد الفجوات في العملية، والوثائق المفقودة، ومخاطر الامتثال بشكل استباقي، وتصعيد القضايا عند الضرورة.
• فرض الالتزام بسير العمل المحددة، وقوائم التحقق، وعمليات الموافقة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة وكاملة وجاهزة للتدقيق للتوظيف والتأشيرات وبيانات القوى العاملة.
• دعم التحسين المستمر من خلال تحديد عدم الكفاءة وضمان تنفيذ الإجراءات التصحيحية.

السلطات وحدود اتخاذ القرار مصرح له ب:

• الحفاظ على تحديث أنظمة تتبع التوظيف والتنقل والتأشيرات والقوى العاملة.
• التنسيق مع الموظفين ومديري التوظيف وممثلي العلاقات الحكومية والموردين ومقدمي الخدمات بشأن الأمور الإدارية والتشغيلية.
• إعداد ومراجعة ومعالجة وثائق التوظيف والتوظيف والتأشيرات والتنقل ضمن المسؤوليات المعينة.
• متابعة الموافقات والوثائق ومتطلبات الامتثال للعملية عبر أصحاب المصلحة.
• تصعيد التأخيرات ومخاوف الامتثال وعدم تطابق البيانات والمخاطر التشغيلية إلى الإدارة.

غير مصرح له ب:

• الموافقة على عروض العمل.
• الموافقة على تغييرات التعويض.
• الموافقة على الالتزامات المالية.
• الموافقة على العقود.
• الموافقة على استثناءات السياسة ما لم يتم تفويضها بشكل محدد من قبل الإدارة.

متطلبات التأهيل والمهارات التعليم

• درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة مطلوبة.

الخبرة

• 3-5 سنوات من الخبرة في عمليات الموارد البشرية، تنسيق التوظيف، إدارة القوى العاملة، أو بيئات قائمة على المشاريع.
• يفضل بشدة الخبرة في دعم صناعات مثل:
  • الهندسة
  • النفط والغاز
  • البناء
  • التصنيع

  لديك خبرة مثبتة في تنسيق التوظيف عالي الحجم، أو التنقل، أو لوجستيات القوى العاملة في بيئات سريعة.

  
  
• معرفة ب:
  • معالجة التأشيرات
  • التعيينات الدولية
  • تنقل القوى العاملة
  • متطلبات التنقل العالمي عبر ولايات قضائية متعددة

المعرفة والمهارات

• قدرة مثبتة على إدارة مهام متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة.
• معرفة عملية ب:
  • لوائح العمل
  • عمليات الهجرة
  • متطلبات الامتثال ذات الصلة بنشر القوى العاملة الدولية
• مهارات إدارية وتنظيمية قوية مع اهتمام وثيق بالتفاصيل.
• مهارات اتصال قوية مع القدرة على المتابعة بفعالية مع الموظفين والمديرين.
• قدرة على العمل بفعالية في بيئة ديناميكية ومتعددة الثقافات وسريعة.
• إجادة اللغة الإنجليزية مطلوبة.
• معرفة اللغة العربية تعتبر ميزة.

المطالبات البدنية / بيئة العمل

تمثل المطالبات البدنية وخصائص بيئة العمل الموضحة هنا تلك التي يجب على الموظف تلبيتها لأداء الوظائف الأساسية لهذه الوظيفة بنجاح. يمكن إجراء ترتيبات معقولة لتمكين الأفراد ذوي الإعاقات من أداء هذه الوظائف.

المطالبات البدنية

أثناء أداء واجبات هذه الوظيفة، يُطلب من الموظف أحيانًا:

• الوقوف
• المشي
• الجلوس
• استخدام اليدين للإمساك أو التعامل مع الأشياء أو الأدوات أو عناصر التحكم
• مد اليدين والذراعين
• التحدث والسماع

قد يقوم الموظف أحيانًا برفع وتحريك ما يصل إلى 25 رطلاً.

تشمل القدرات البصرية المحددة المطلوبة:

• رؤية قريبة
• رؤية بعيدة
• رؤية الألوان
• الرؤية المحيطية
• الإدراك العمق
• القدرة على ضبط التركيز

بيئة العمل

يتم تنفيذ العمل بشكل أساسي في بيئة مكتبية حيث يكون مستوى الضوضاء عمومًا منخفضًا إلى معتدل.

قد يتعرض الموظف أحيانًا لأجزاء متحركة أو بيئات تشغيلية أثناء دعم أنشطة تنسيق المشاريع.

في مثل هذه البيئات:

• قد تكون مستويات الضوضاء أعلى.
• قد تكون التدابير الأمنية المناسبة مطلوبة.

إقرار الموظف

أؤكد بموجب هذا أنني أفهم تمامًا المسؤوليات الموضحة في هذه الوصف الوظيفي وأقبل المسؤولية الكاملة عن أداء هذه الواجبات وفقًا لقوانين العمل المحلية المعمول بها، واللوائح القضائية، وقواعد العمل المعمول بها في الشركة.

ألتزم أيضًا ب:

• الامتثال لجميع السياسات المؤسسية ونظام الإدارة المتكامل (IMS).
• الحفاظ على الوعي النشط بأهداف الجودة العالمية والبيئة والصحة والسلامة (QHSE).
• إكمال جميع التدريبات المتعلقة بالامتثال المرتبطة بالدور.
• تطبيق أفضل جهودي ومهاراتي ومعرفتي لتحقيق أهداف المنظمة.
• الحفاظ على معايير الجودة المتكاملة للشركة.

قدّم الآن!