هل يوجد خطوات ثابتة يمكن اتباعها في ادارة المشكلات في العمل؟

لا يوجد اسلوب واحد لحل جميع المشكلات ولكن يوجد اساسيات لحل اي مشكلة و هي فهم المشكلة و تحليل اسبابها و المسئوليين عنها ثم وضع الحل المناسب في حدود الامكانيات المتاحة

أولا وقبل كل شىء يجب فهم لب المشكلة مسبباتها وحيثياتها وبداياتها والأسباب التى أدت لحدوثها . ففهم المشكلة هو نصف الطريق إلى حلها . ثم التفكير من كل الجوانب والآثار المترتبة على كل حل وتأثيره من كل النواحى المادية والفنية والزمنية ثم إتخاذ أقرب الحلول الذى يغطى ماسبق . مع مراعاة أخذ الرآى من ذوى الإختصاصات . سواء قانونية , هندسية , طبية .أو غيرها من التخصصات

اولا

نرجع الى قانون العمل على اي مشكله وله حل

سماع كل الاطراف و اللجوء الى الحوار لمنع تضخم المشاكل

دراسه  المشكله جيدا قبل اتخاذ  اي  خطوه 

يجب اولا معرفة اسباب المشكلات وبعدها يتم حل كل مشكلة على حدا بازالة الاسباب

اول شيء معرفه اساس المشكله ثم العمل على الحل بعددة طرق

لابد لآى مدير من إتباع "الأسلوب العلمى فى إداره وحل مشكلات العمل"، والذى يمكن تلخيص خطواته فيما بلى 

1- التحديد الدقيق لجوانب المشكله

2- البحث الدقيق لتحديد الأسباب المختلفه المحتمله للمشكله

3- إقتراح الحلول البديله المختلفه التى يمكن من خلالها حل المشكله

4- دراسه وتقييم كافه الحلول المقترحه لحل المشكله

5- إختيار البديل الأفضل من كافه الجوانب لحل المشكله

6-  وضع البديل المختار موضع التجربه، ومتابعه تحليل النتائج من خلال التغذيه العكسيه Feedback

7- إتخاذ القرار بشأن تطبيق البديل المختار، من خلال عرض نتائج الفتره التجريبيه على الأداره العليا

8- المتابعه المستمره من خلال اساليب التغذيه العكسيه للتأكد من إتمام حل المشكله

شكرا للدعوة - 

مع اجابات الزملاء اصحاب التخصص من سبقني الاجابة فلقد استوفت اجاباتهم السؤال      !!!

لا بالطبع لان كل مشكله يلزم لها حل حسب طبيعتها 

إن حل أي مشكلة يعتمد على الإجابة عن 3 أسئلة أساسية، أولاً: ماذا الذي تستطيع عمله لحل هذه المشكلة؟ وثانياً كيف يمكنك أن تثقف نفسك أكثر عن كيفية حل المشكلة؟

وثالثاً: ما الذي يمكنني الاستفسار عنه لحل هذه المشكلة؟

تُعدّ هذه الأسئلة خطوات ممتازة لحل المشكلة، إلا أنني عادة ما أتبع أسلوب: "اتخاذ القرار المنطقي" عند مواجهة مشكلات أكثر تعقيداً. وقد تمّ التوصل إليه منذ سنوات عديدة في عالم العلوم ودراسات السلوك التنظيمي، فاستعنت بهذه الطريقة طوال مسيرتي المهنية؛ لأنها تقوم على خطوات متسلسلة ومنطقية، تسهّل عليّ التوصل للحلّ الأمثل.

خطوات حل المشاكل التي تواجهك في العمل

الخطوة الأولى: "حدّد المشكلة" عليك توضيح الخلل الحاصل والتعرّف إلى الأسباب التي أدّت إليه، وعليك الاستمرار بالبحث حتى تصل إلى جذر المشكلة.

الخطوة الثانية: "حدّد طبيعة الحلّ المطلوب"

حدّد الأهداف التي يجب عليك تحقيقها عبر الحلّ الذي ستتوصل إليه، وقد تتطلب منك التزاماً بميزانية محدودة أو بجدول زمني معين.

الخطوة الثالثة: "اقترح بعض الحلول الممكنة"

اجرِ عصفاً ذهنياً لإيجاد كل الحلول الممكنة لمشكلتك، وذلك اعتماداً على مدى تعقيدها، وقد يكون من المهم بحث هذه الحلول مع الأطراف المعنيّة بالموضوع مباشرة.

الخطوة الرابعة: "قم بتحليل الحلول المقترحة"

قم بذلك بناء على طبيعة اهدافك، وحدّد أيّ الحلول تناسب ميزانيتك ومواردك وجدولك الزمني، ولا بأس بوضع جدول لإدراج الحلول جميعها، ثم مقارنتها ببعضها بعضاً.

الخطوة الخامسة: "اختر الحلّ الأمثل"

بناء على تقييمك، اختر الحلّ الأمثل وبرّر اختيارك.

الخطوة السادسة: "ضع خطّة لتنفيذ الحلّ"

حدّد كيفية تطبيق الحلّ الذي توصّلت إليه، وكيف ستتم متابعته للتأكد من نجاحه، وهنا عليك تحديد الموظفين المسؤولين عن تطبيق الحلّ وموعد البدء بهذه العمليّة وخطوات تطبيقها، واذكر التكلفة والجدول الزمني التقديري إن أمكن أيضاً.

الخطوة السابعة: "وثّق كلّ المعلومات"

احتفظ بشرح مختصر عن المعلومات التي توصلت إليها عبر كل خطوة من الخطوات السابقة، فتدوين هذه المعلومات والخطوات يجعلك تعيد التفكير فيها مجدّداً للتأكد من فعاليتها.

الخطوة الثامنة: "اعقد اجتماعاً مع مديرك"

معظم المديرين لا يملكون متسعاً من الوقت، لذا قدّم لمديرك نبذة سريعة عن المشكلة وحلها، لتسهيل قراءتها عليه عندما تجتمعان.

إن تنفيذ هذه العملية ليس أمراً سهلاً دائماً، لكنّك ستعتاد على اتباع هذه الخطوات مما سيجعل تفكيرك أسرع وأكثر منطقية. في المرة القادمة، لا تشكُ لمديرك عما يواجهك من المشكلات، وبدلاً من ذلك، استعن بأسلوب اتخاذ القرار المنطقي لتقديم الحلّ إليه، ومن المؤكد حينها أن مكانتك كموظف سترتفع.

طبيعة عملية تحليل المشكلات في إطار عملية اتخاذ القرارات

    عملية اتخاذ القرارات تعتبر عملية إدارية مركبة من حيث أنها تأخذ في الاعتبار بيئة اتخاذ القرار وكذلك التنبؤ بالمعوقات والمشكلات التي قد تحد من فعالية القرار الإداري . لذا يجب على متخذي القرار الأخذ في الاعتبار بالمشكلات التي قد تقابلهم وتحليلها والعمل على تجنبها أو حلها .

    وأول خطوة في تحليل المشكلة هو تعريفها ،  حيث تعرف المشكلات بشكل عام بأنها التباين بين الواقع الحالي والحالة المرغوبة .  والاختلاف بينهما يسمى الانحراف وهو ما يجسم طبيعة المشكلة . ودور الإدارة هو تحليل الوضع الحالي والتعرف على مسببات الانحراف مما يمكنها من تجنبه في المستقبل أو التعامل معه وحل المشكلة .  ويوجد متغيرين هامين في عملية تحليل المشكلات هما :  

الاتجاه الإنساني والخلفية الثقافية .

       الاتجاه الإنساني يؤثر بدرجة كبيرة على عملية حل المشكلات من حيث المدخل للتعامل مع تلك المشكلات .  على سبيل المثال يوجد المدخل التقليدي الذي يركز على تقليل عنصر المخاطرة مما يؤثر سلبا على الابتكار ،  وعلى النقيض يوجد المدخل الابتكاري الذي يركز على عنصر الابتكار على حساب المخاطرة .

         وتعتبر الخلفية الثقافية لمتخذي القرار من العوامل المحددة في تحليل المشكلات حيث تتباين القيم التي تفرزها الثقافة بين المجتمعات المختلفة .

 1-1 أنواع المشكلات:

 يمكن تصنيف المشكلات إلى ثلاث تقسيمات :  مشكلات النظم ، والمشكلات الإنسانية ،  والمشكلات الاقتصادية .

 مشكلات النظم:

 يشتمل هذا التقسيم على مجموعة المشكلات الناتجة عن سوء تصميم نظم العمل أو ناتجة عن عوامل خارجية تؤدي بالتالي إلي عدم فعالية نظم التشغيل .  وتأخذ مشكلات النظم عدة صور منها ضعف نظم المعلومات ،  وجود مشكلات وتعطيل في إجراءات العمل ، وضعف الرقابة على الجودة وكذلك وجود مشكلات في ظروف العمل .  ومشكلات النظم بطبيعتها عملية ويمكن قياسها والتعرف عليها بسهولة مما يمكن محلل النظم من حل تلك المشكلات بسهولة .

 المشكلات الإنسانية :

 ويشمل هذا التصنيف مشكلات عديدة حيث أنها تتعامل مع الجانب الإنساني المعقد وكذلك العلاقات الإنسانية ويمكن ملاحظة المشكلات الإنسانية التالية:  ضعف الشعور بالانتماء ،  مشكلات التحفيز ،  الصراعات بين الأفراد ،  ضعف التعاون والتنسيق ،  ضعف الانضباط ،  ظهور الشللية .

 المشكلات الاقتصادية :

 وتأخذ المشكلات الاقتصادية عدة صور ولها طابع غالب وهو المحددات المالية واستغلال الموارد الاقتصادية .  وتشمل المشكلات الاقتصادية عدم كفاية المخصصات في الموازنة ،  وزيادة مستوى المصروفات والتكاليف ،  وضعف معدلات السيولة ،  وأخيرا ضعف استغلال موارد المنظمة .

 ويمكن للمشكلة أن تأخذ طبيعة مركبة من أكثر من نوع من المشكلات ،  أي أن المشكلة بطبيعتها لها بعد إنساني وبعد اقتصادي ، أو ناتج عن خلل في نظام العمل .

 2 – المدخل الابتكاري في تحليل وحل المشكلات :

 يتلخص مفهوم المدخل الابتكاري في الخروج من القوالب الجامدة في التفكير ،  والتركيز على إفراز أكبر عدد من الأفكار مما يزيد من احتمال وجود حلول فعالة .

 والمدخل الابتكاري في تحليل وحل المشكلات يتكون من ثمانية خطوات متكاملة بحيث تؤدي في النهاية إلى تحليل المشكلة وحلها وبناء القرارات على أساس سليم .

 2 –1 – 1 إدراك المشكلة

 ظهور أعراض مرضية في مجال العمل يلفت نظر متخذي القرار ومحللي النظم على وجود خلل في مكان ما يستوجب التحليل وسرعة التلبية .  أي أن الإدارة تبدأ آلية تحليل وحل المشكلات بناء على ظهور مظاهر خلل في النظام الإداري يستوجب الانتباه حيث أن تعريف المشكلة هو وجود انحراف عما هو مخطط .  ومثلما تدرك الأم بوجود مشكلة لطفلها عند ظهور أعراض مرضية له مثل ارتفاع درجة الحرارة ،  تدرك الإدارة أن بوادر مشكلة معينة ستلوح في الأفق فتبدأ بتحليلها والتعامل معها .

 وأهمية الخطوة الأولى تكمن في أن عدم وجود آلية الإدراك المشكلة قد يؤدي إلى تداعيات خطيرة تتمثل في عدم قدرة الإدارة على التعامل مع المشكلات المحيطة لأنها لم تستعد لها جيدا .  وأبلغ مثال على أهمية تلك الخطوة في المجال العسكري هو وجود جهاز الرادار الذي يكتشف أي أهداف معادية ، وعدم وجوده يؤدي إلى عدم التمكن من التعامل مع الخطر الداهم .

 2 – 2 تعريف المشكلة

 علاج والتعامل مع الأعراض لا يؤدي إلى الشفاء التام ،  لذا يجب أولا التعرف على هوية المشكلة ،  أي سبب الأعراض .  والأسلوب العلمي لذلك هو تشخيص المشكلة بتصنيفها أولا إلى التقسيمات السابق ذكرها للمشكلات (نظم ،  اقتصادية ، وإنسانية ) .  ومن هذا المنطلق يمكن تحديدها تحديدا دقيقا .  على سبيل المثال فمشكلة سرعة دوران  العمالة في منشأة ما يمكن إرجاعها إلى أنها 90% مشكلة اقتصادية بسبب ضعف المرتبات ،  و10% إلى أنها مشكلة نظم من حيث سوء ظروف العمل 

 2 – 3 جمع المعلومات والبيانات المرتبطة بالمشكلة

 في هذه المرحلة يتم جمع جميع البيانات والمعلومات التي قد تساهم في تفهم جوانب المشكلة وإبعادها وفي نفس الوقت تساهم في حلها ولا تقتصر عملية جمع البيانات والمعلومات على مرحلة من المراحل بل تتم في جميع مراحل تحليل وحل المشكلات .

 والأسئلة التالية تساعد في تحديد الجوانب الهامة من المعلومات والبيانات المرتبطة بالمشكلة :

   ما هي العناصر الأساسية التي تتكون منها المشكلة ؟

       أين تحدث المشكلة ؟

     لماذا تحدث المشكلة في هذا الموقع ؟

     متى تحدث المشكلة ؟

     كيف تحدث المشكلة ؟

     لماذا تحدث المشكلة بهذه الكيفية وهذا التوقيت ؟

     لمن تحدث هذه المشكلة ؟

     لماذا تحدث المشكلة لهذا الشخص بالذات ؟

 2 – 4 تحليل المعلومات

 يتم في هذه المرحلة تكامل المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة وذلك لوضعها في إطار متكامل يوضح الموقف بصورة شاملة .  ويشمل ذلك اختبار كل عامل من العوامل على حدة وكذلك علاقته بالمتغيرات الأخرى في المشكلة ،  ويشمل كذلك العلاقات والتفاعلات بين العمليات .  ويلي ذلك مقارنة المشكلة بالمواقفالأخرى ،  وأخيرا تصنيف وتسجيل توالي أحداث المشكلة.

 وتحليل المشكلة يتطلب الإجابة على الأسئلة التالية :

    ما هي العناصر التي يمكن التحكم فيها في المشكلة والتي لا يمكن التحكم فيها ؟

     من يمكنه المساعدة في حل تلك المشكلة ؟

       ما هي آراء واقتراحات الزملاء والمرؤوسين لحل تلك المشكلة ؟

 ·        ما هي آراء واقتراحات الرؤساء لحل تلك المشكلة ؟

 ·        ما مدى تأثير وتداعيات تلك المشكلة ؟

2 – 5 تحديد بدائل حل المشكلات

 تعرف هذه المرحلة بأنها المخزون الابتكاري لعملية حل المشكلات ، حيث أنها تختص بإفراز أكبر عدد للأفكار مما يؤدي إلى تعظيم احتمالات الوصول إلى الحل الأمثل . وسيتم التعرض بالتفصيل إلى أسلوبين من أساليب تعظيم الابتكار في الجزء الثالث وهما أسلوب " تعصيف الذهن" Brainstorming  وكذلك"الجماعات الاسمية" Nominal Group Technique  

 2-6 اختيار البديل الأمثل

 في هذه المرحلة يتم مقارنة البدائل من حيث مزايا وعيوب كل بديل على حدة وذلك في ضوء الوزن النسبي لكل من المزايا والعيوب وفيما يلي قائمة بمواصفات البديل الأمثل :

 ·        ينتج من تطبيقه مستوى أعلى من الإنتاجية .

 ·        يساعد على تخفيض تكاليف التشغيل .

 ·        تسانده الإدارة العليا .

 ·        شارك فريق العمل في إعداده .

 ·        يوفر في الوقت .

 ·        يحقق الهدف من تطبيقه .

 ·        بسيط في التطبيق وسهل في الفهم .

 2 – 7 تطبيق البديل

 الطريق الوحيد لمعرفة درجة فعالية البديل والمحك الوحيد له هو وضعه موضع التنفيذ الفعلي .  ويشمل التطبيق كل التعديلات الضرورية في الوظائف الإدارية من إعادة التخطيط والتنظيم وكذلك كل الإجراءات والمتغيرات التنفيذية .  وللتطبيق الفعال يجب وجود خطة تنفيذية تفصيلية لتنفيذ دقائق العمل بفاعلية .  والخطة التنفيذية يجب أن تشمل ما يلي :

 ·        تحديد مراحل التنفيذ والخطوات في كل مرحلة بالتوالي .

 ·        تحديد توقيتات تنفيذ الخطوات والمراحل عن طريق Milestone Chart

 ·        تحديد من سيقوم بتنفيذ كل خطوة من الخطوات

 ·        تحديد من سيراقب على التنفيذ .

 2 – 8 تقييم التنفيذ

 تعتمد مرحلة التنفيذ على المعلومات المرتدة عن التنفيذ في الجوانب التالية ؟

 ·        هل أنتج العاملين الكميات المطلوبة في التوقيتات المتوقعة ؟

 ·        هل أنتج العاملين بالكيف المطلوب في التوقيتات المتوقعة ؟

 ·        هل تم تطبيق مقاييس العمل بأسلوب سليم ؟

 ·        هل تم خفض تكاليف تنفيذ المهام ؟

 ·        هل تم رفع مستوى الروح المعنوية ؟

 وتمتد عملية التقييم لتشمل الجوانب التالية :

 ·        درجة تحقيق أهداف المنشأة .

 ·        التقييم الذاتي للأداء

 ·        التداعيات الغير متوقعة لتنفيذ البدائل .

 بعد تجميع المجموعتين من العوامل للوصول إلى رؤية شاملة لتقييم البديل .  في حالة وجود مراجعة منتظمة .  أما في حالة وجود تقييم سلبي ،  يتم الرجوع إلى الخطوة الأولى .

عملية تحليل وحل المشكلات

3 – الابتكار في عملية تحليل وحل المشكلات

كما ذكر من قبل فإن الابتكار يعتبر قيمة رئيسية وضرورية في عملية حل وتحليل المشكلات لما لها من أهمية قصوى في زيادة احتمالات الوصول إلى البديل الأكثر فعالية.

  ويوجد أسلوبين في هذا السياق يقودان إلى زيادة كمية الأفكار وهما أسلوب "تعصيف الذهن" Brainstorming وكذلك أسلوب المجموعة الاسميةNominal Group .

 3 – 1 تعصيف الذهن

 يعتمد هذا الأسلوب على تعظيم عدد الأفكار التي تطرح بدائل لتنفيذ حل المشكلات عن طريق المجموعات .  وتعتمد هذه الطريقة على عدة أسس :

 1.  عدد أفراد مجموعة العمل الأمثل ما بين 4 – 9 أفراد

 2.  يتم التركيز في المرحلة الأولى بين عملية تعصيف الذهن على عدد (كمية) الأفكار والبدائل أكثر من الكيف .

 3.  يتم تلافي عوائق المشاركة الفعالة من أفراد مجموعة العمل بالا يتم التعليق في المرحلة الأولى على أي فكرة يتم طرحها وتأجيل ذلك إلى المرحلة التالية .

 4.  يتم في المرحلة الثانية تقييم كل فكرة جماعيا حتى يتم توسيع نطاق المناقشة مما يزيد من عملية كفاءة التقييم .

 وتكون نتيجة المناقشة الجماعية أحد النواتج التالية :

     استبعاد الفكرة نهائيا

·        تعديل الفكرة بإدخال بعض التعديلات أو تطوير الفكرة لتكون أكثر قدرة على التطبيق .

       إعادة الترتيب للمتغيرات داخل البديل

      تجميع أكثر من بديل في فكرة أعم .

 ولتفادي مشكلة عدم تفضيل أو قدرة بعض الأشخاص على طرح أفكارهم أمام المجموعة ،  تم ابتكار أسلوب جديد في تعصيف الذهن ويسمى " تعصيف الذهن الإلكتروني " Electronic Brainstorming  .

 وتتلخص هذه الطريقة بأن يتم توفير وحدة طرفية Terminal لمحاسب آلي لكل فرد من الأفراد ( بحيث أن يكونوا كلهم مرتبطين ) ومن المتطلبات الأخرى وجود برنامج متخصص في الحاسب الآلي يسمح لكل فرد بأن يدخل أفكاره على الحاسب ويظهر له في حالة طلبه مجموعة من أفكار الآخرين بطريقة عشوائية على شاشة الوحدة الطرفية الخاصة به .  وبذلك يمكن أن يطور كل فرد أفكار الآخرين وفي نفس الوقت تفادي الإحراج من طرح أفكاره أمام الآخرين