الوصف الوظيفي
مدير مساعد للفعاليات - المقر الرئيسي للمبدعين | دبي، الإمارات العربية المتحدة | وظيفة بدوام كامل
العنوان الوظيفي: مدير مساعد للفعاليات
القسم: المبدعين والبرامج
التقارير إلى: مدير الفعاليات / رئيس الفعاليات
الموقع: أبراج الإمارات، دبي، الإمارات العربية المتحدة
نوع التوظيف: دوام كامل
مستوى الخبرة: متوسط (3-6 سنوات)
ملخص الدور: سيدعم مدير مساعد للفعاليات تخطيط وتنسيق وتنفيذ الفعاليات على مدار السنة، ورش العمل، لقاءات المبدعين، تفعيل الشركاء، والمبادرات الرئيسية، بما في ذلك قمة المليار متابع.
تتطلب هذه الوظيفة محترفًا منظمًا للغاية واستباقيًا يمكنه إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد، والتنسيق مع المبدعين والشركاء والموردين والفرق الداخلية، وضمان تسليم الفعاليات بسلاسة من التخطيط إلى التنفيذ.
المرشح المثالي شغوف باقتصاد المبدعين، ويزدهر في البيئات السريعة، ولديه خبرة في دعم الفعاليات البارزة التي تشمل الشخصيات المهمة، وأصحاب المصلحة الحكوميين، وممثلي وسائل الإعلام، والمبدعين، والضيوف الدوليين.
المسؤوليات الرئيسية:
تخطيط وتنسيق الفعاليات:
• دعم التخطيط والتنفيذ الشامل لفعاليات وبرامج المقر الرئيسي للمبدعين.
• المساعدة في تطوير جداول الفعاليات، وخطط المشاريع، وقوائم التشغيل، وقوائم التحقق التشغيلية.
• تنسيق اللوجستيات ومتطلبات المكان، والتسجيلات، والنقل، والإقامة، ومواد الفعالية.
• ضمان إتمام جميع تسليمات الفعالية ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها.
إدارة أصحاب المصلحة:
• التنسيق مع المبدعين والمتحدثين والشركاء والرعاة والموردين.
• دعم إدارة الضيوف، والدعوات، والتأكيدات، وتتبع الحضور.
• المساعدة في تنسيق الشخصيات المهمة والوفود قبل وأثناء الفعاليات.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية لأصحاب المصلحة والمشاركين في الفعالية.
عمليات الفعالية على الأرض:
• دعم إعداد الفعالية، ومكاتب التسجيل، وتدفق الضيوف، وعمليات الكواليس، وإدارة المكان.
• تنسيق موظفي الفعالية والمتطوعين والموردين في الموقع.
• مراقبة تنفيذ الفعالية وحل المشكلات التشغيلية بشكل استباقي.
• ضمان تجربة عالية الجودة للحضور طوال جميع الفعاليات.
برامج وفعاليات المجتمع:
• دعم تقديم ورش العمل، وفعاليات التواصل، ولقاءات المبدعين، والبرامج التعليمية.
• المساعدة في إدارة تقاويم الفعاليات والجدولة.
• تنسيق أنشطة مشاركة المبدعين وتجارب الأعضاء.
التقارير والإدارة:
• الحفاظ على ميزانيات الفعاليات، والعروض، وطلبات الشراء، ووثائق الموردين.
• إعداد تقارير ما بعد الفعالية، وملخصات الحضور، وتحليل التعليقات، والتوصيات.
• تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للفعاليات ودعم مبادرات التحسين المستمر.
المتطلبات:
• درجة البكالوريوس في إدارة الفعاليات، التسويق، الضيافة، الاتصالات، أو مجال ذي صلة.
• 3-6 سنوات من الخبرة في إدارة الفعاليات، عمليات الفعاليات، الضيافة، أو تنسيق المشاريع.
• خبرة في دعم المؤتمرات والمعارض والقمم أو الفعاليات الكبيرة.
• مهارات قوية في إدارة المشاريع والتنظيم.
• مهارات اتصال وإدارة أصحاب المصلحة ممتازة.
• خبرة في العمل مع الشخصيات المهمة، والمديرين التنفيذيين، والشركاء الخارجيين.
• إتقان Microsoft Office ومنصات إدارة الفعاليات.
• إتقان اللغة الإنجليزية مطلوب؛ واللغة العربية ميزة قوية.
المهارات والكفاءات:
• تخطيط الفعاليات واللوجستيات
• إدارة أصحاب المصلحة
• تنسيق الموردين والموردين
• إدارة التسجيل والضيوف
• تتبع الميزانية والإدارة
• حل المشكلات تحت الضغط
• الانتباه للتفاصيل
• تعدد المهام وإدارة الوقت
• التعاون في الفريق
• التواصل المهني
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
