تعتبر سيسرا واحدة من المجموعات الرائدة عالميًا في الهندسة والاستشارات المتخصصة في النقل العام والتنقل المستدام. مع أكثر من 10,300 موظف، تتمثل مهمة سيسرا في تصميم حلول نقل آمنة ومستدامة لجمع الناس، وتعزيز الشمول الاجتماعي، وتسهيل الوصول إلى العمل والتعليم والترفيه في جميع أنحاء العالم.

على مدى 65 عامًا، عملت المجموعة جنبًا إلى جنب مع المدن والمناطق للمساهمة في تطويرها من خلال إنشاء وتحسين وتحديث بنيتها التحتية وأنظمة النقل، طوال دورة حياة مشاريعها. تشارك سيسرا من المراحل الأولى للتصميم وصولاً إلى مراحل الاختبار والنشر والصيانة. تقدم الشركة جميع خدماتها في أكثر من 80 دولة حول العالم وتولد 74% من إيراداتها دوليًا. من خلال خدماتها الجديدة، تدعم سيسرا عملائها وشركاءها في انتقالهم الرقمي والبيئي والطاقة، من أجل ابتكار تنقل الغد.

بصفتك مساعد إداري، ستشارك في ضمان سير العمليات بسلاسة في المكتب الأمامي وتقديم دعم إداري ممتاز. المهمة هي تسهيل التواصل، وتقديم المساعدة، والمساهمة في سير العمليات اليومية للمنظمة.

• تكون نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء والموردين، وتقديم ترحيب دافئ ومهني.
• إدارة منطقة الاستقبال، بما في ذلك الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها، وتدوين الرسائل، والتعامل مع الاستفسارات في الوقت المناسب.
• معالجة طلبات الموظفين وتقديم المعلومات ذات الصلة.
• تنسيق وجدولة المواعيد والاجتماعات حسب الحاجة.
• تقديم الدعم الإداري لأقسام ومديرين مختلفين، بما في ذلك إدخال البيانات، والأرشفة، وإعداد الوثائق.
• التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات لتوفير اللوازم المكتبية والصيانة والخدمات.
• إعداد طلبات الشراء، والمتابعة على العروض، ومعالجة الطلبات.
• دعم تتبع الفواتير والتنسيق مع المالية للمدفوعات والوثائق.
• ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة من خلال مراقبة اللوازم والمعدات والتنظيف العام.
• الإشراف على التخصيص اليومي، واستخدام، وحالة مركبات الشركة، وضمان الوثائق المناسبة.
• مراقبة حركة المركبات، والحفاظ على سجلات الرحلات، والتنسيق مع السائقين واستخدام الأسطول.
• تنسيق الصيانة الدورية، والإصلاحات، وتسجيل فحوصات المركبات، والتواصل مع الموردين / المرآب لضمان السلامة والموثوقية وتقليل وقت التوقف.
• التنسيق مع إدارة المباني للصيانة، والتجديدات، والدعم، ومعالجة شكاوى الموظفين.
• ضمان النظافة العامة وتنظيم مرافق المكتب، بما في ذلك محطات العمل، والمطبخ، والمناطق المشتركة، والتنسيق مع موظفي التنظيف للحفاظ على النظافة اليومية.
• إجراء فحوصات منتظمة للمكاتب وأماكن العمل لضمان الصيانة المناسبة، والامتثال للسلامة، وتوافر اللوازم المطلوبة، والإبلاغ عن أي مشكلات من أجل الحل في الوقت المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، والطرود، والتسليمات.

التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.

الملف الشخصي:

• 3 - 5 سنوات من الخبرة ذات الصلة في دور مشابه، ويفضل في بيئة مؤسسية.
• معرفة قوية ببرنامج مايكروسوفت أوفيس.
• مهارات تواصل وتفاعل شخصية قوية.
• مهارات تنظيم جيدة مع دقة، واهتمام بالتفاصيل، وشمولية.
• القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والتمييز في القضايا الحساسة.
• المرونة للتكيف مع الأولويات المتغيرة والعمل في بيئة سريعة الوتيرة.

تعتبر سيسرا شركة تساوي الفرص؛ هذه الوظيفة مفتوحة لجميع المتقدمين.