ما هي أول الواجبات أو المهام عند إدارة أو استلام إدارة مخزن قطع الغيار؟

تعليق عام على الإجابات حتى الأن: البعض أجاب بوجوب توضيح الجهات التي يخدمها المخزن إنتاجية أو نقط بيع ....
من الواضح في السؤال إخواني أن المخزن المقصود يخدم المنشأة داخليا و ليس العملاء فالمخازن إما مخزن قطع غيار أو مخازن مستلزمات إنتاج و ممكن يسمى خامات و قد يدخل تحت فرعه او مخازن منتج تام ليس هناك أنواع أخرى ممكن فرع من الثلاث أنواع السابقة و لكن ليس هناك أنواع مخازن غير ما ذكرت حتى لو الشركة متخصصة في بيع قطع الغيار اسم المخزن المخصص منه للبيع ليس مخزن قطع الغيار و إنما مخزن منتج التام إصطلاحا محاسبيا و ليس مخزن قطع الغيار الذي يعني الذي ما يتم  الاحتفاظ فيه بما يلزم المنشأة و المشروعات الخاصة بها من أصناف متعلقة بالأصول الثابتة و الصيانة الخاصة بها   هناك أيضا إجابات بأن اول المهام الجرد......(الجرد يكون قبل الاستلام و ليس بعد الاستلام كما أنا موضح بالسؤال..كيف ستستلم بدون جرد) و باقي الاجابات فيها حياد و لم توضح بشكل جيد ما أردت الأجابة بسيطة بالنسبة للمخزن الذي تستلمه لو في مرحلة الأنشاء للمنشاة أو المشروع...وليس هناك كروت أصناف بعد و لا تكويد للأصناف...
فأول شئ تقسيم اصناف المخزن نظريا....اي في ورقة قبل الترتيب بناء على هذا التقسيم فيزيقيا  طبيعيا  عمليا  و الأفضل بل و المتوجب أن يكون التقسيم موافق لطريقة تكويد الأصناف التي عادة ما يشارك مسئول المخزن في وضعها مع مسئولي it إن لم يضعها مسئول المخزن لوحده و هو الغالب و تقتصر مسئولية أخصائين تنكولوجيا المعلومات بالمنشأة أو متخصصين الحواسب و الشبكات على إنزال نظام التكويد على البرامج طبقا للطريقة التى قام بإعدادها مسئول المخزن و قد الحقت سؤال عن أفضل تقسيم لأصناف مخزن قطع الغيار قبل التكويد أما إذا استلم المخزن و مكوده الاصناف و مكتمل كروت الصنف....فاول المهام هو ترتيب هذه الاصناف داخل المخزن طبقا لاقرب ما يكون من التقسيم المقسمة به الاصناف للتكويد لتسهيل الجرد و المناولة و سرعة الوصول للصنف   

الاخ المحترم 

عند تسلمك  لمخزن او عهدة مستودع لابد لك من التالي 

1- الجرد الفعلي للمخزن ومطباقتها مع  ارصدة المستندات الموجودة 

2- عمل محضر استلام بالكمية الفعلية المستلمة من الشخص السابق

3-اذا لم يكن لديك خبرة كافية لتمييز البضائع والاصناف اطلب من الادارة وجود شخص ثالث ذو خبرة ويقوم بالتوقيع معك على محضر الجرد والتسليم والتسلم 

4- الطبيعي ان يحضر محاسب من الادارة  الجرد 

5-اذا لم يكن هناك كروت صنف يسجل فيها  الصادر والوارد قوم بعمل كرووت صنف  وقم بتنظيم عملك  

6-الحرص على تسجيل الوارد والصادر وترحيلهم بكروت الصنف اول باول 

تقصد اخي دور أمين المخازن وهي كالتالي: دور أمين المخازن في النقاط التالية أ.
القيام بعمليات استلام ومعايرة الأصناف المشتراة وإيداعها مخازن المنشأة وتسجيلها ضمن الأرصدة المخزنية وإحاطة المسئولين عن أية مخالفات أو تجاوزات سواء في المواصفات أو في الكميات ب.
تخصيص المساحات والأماكن التخزينية بالصلاحيات التي تتوافق مع خصائص الأصناف وطبيعة مكوناتها من حيث التهوية ,الرطوبة ,الحرارة ,وأشعة الشمس ..الخ ج.
تسهيل عمليات السحب من المخزون وفقا لمعدلاتها التشغيلية المعتادة والمتعارف عليها د.
متابعة أرصدة الأصناف ومراجعتها بصفة دورية وتوضيح معدلات السحب ومدي توافقها مع الحدود التخزينية المسموح بها وإفادة الجهات المختصة بالشراء عند الوصول إلي "الحد الأدني من المخزون" أو "نقطة إعادة الطلب" ه.
الإسراع بالوفاء باحتياجات الوحدات والتحقق من الأصناف المطلوبة ومواصفاتها ومطابقة التعليمات السائدة عند الصرف و.
تصميم سجلات وقوائم الأصناف وفقا لدرجة التجانس والاستخدام بينها وترميزها لتسهيل التعامل عند طلبها واستلامها وبما يمنع التداخل في المسميات أو الازدواج أو التعارض في اغراض الاستخدام ز.
صيانة الأصناف ورقابتها بما يحقق فرص الاحتفاظ بخصائصها ومكوناتها ح.
اتخاذ احتياطات الأمن المخزنى ضد السرقة والحريق والتلف والتقادم ..الخ ط.
عزل الأصناف الراكدة والتالفة والمتقادمة تكنولوجيا وإعلام الوحدات المسئولة عن التصرف فيها علي هيئة قائمة تحتوى سردا وتوصيفا لتلك الأصناف وكمياتها ونوعياتها لاتخاذ القرار اللازم بشأن كل منها

اول شيء اقوم به الاطلاع على التعليمات والانظمة و الاجراءات التي تحكم العمل

ثم التعرف على الكادر الذي سوف اعمل و اياهم على ادارة العمل في المستودع

محاولة معرفة مدة كفاءة الكادر للعمل و هل تم اشراكه في دورات تدريبية " سلامة عامة ، اساليب المناولة ،  التعامل مع المخزون ...."

التعرف على المستودعات كأبنية و ساحات و توفر شروط السلامة فيها

تحديد و توزيع المسؤوليات و الواجبات على الكادر

هناك كثير من الامور اعتقد ان هذه ابرزها

1. عمل جرد شامل لجميع الاصناف الموجوده بالمخزن وتسجليها
2. مطابقه الجردالفعلي بالموجود علي برنامج الشركه
3. اخطار الاداره بالاصناف التالفه ان وجدت
4. ترتيب المخزن والاصناف الموجوده به وعمل كروت صنف 

1_المطالبة بعمل لجنة لجرد المخزون الفعلي في المخزن 2-تحديد ما اذا كانت سياسة التخزين والصرف مثالية او يجب تعديلها

1- معرفة نظام العمل 

2- مراجعة كروت الصنف و عمل جرد على المخزون 

3- التأكد من امان المخزون بالمواصفات العامة للمخزن 

4- معرفة من يستلم قطع الغيار و يكون هناك سجل يتم تسجيل جميع العمليات من صرف لقطع الغيار مححدة بالتاريخ و الوقت و اسم المستلم و لاى مكنة و اى مواصفات اخرى مطلوبة .

5- عمل مراجعة اذونات الصرف , و اذونات البيع  و تجهير اذونات جديدة حسب النظام المعمول به فى الشركة 

اول خطوة فى عمل امين المخازن هى الاستلام صح

1- العدد 

2- الجودة

اتوقع ان السائل يقصد بمستودع قطع غيار داخل مصنع لامداد الالات بالقطع التي تحتاجها اذا تعطلت لذلك يجب اول شيء ان يكون ملم بجميع الاصناف و اين تستخدم و الوصف الصحيح للاصناف حتى يتسنى له استلامها و اخراجها بالشكل الصحيح و باقي الامور تصبح اسهل

First of all inspect the item from the cover ...
Packing ...
in good shape or not then inspection Committee to insure ....
is this the item that i order or not if there is any discrepancy in the item then prepare ROD Report if the Item pass all above Add it to the on hand new Quantity

اول شيء اقوم به هو جرد المخزن وتنضيم المخزن ووضع كل نوع في جهه  مع الاولويه في مده الصلاحيه و النوعيه و مدى التحمل...