Contrôleur de documents

Contrôleur de documents

Résumé du poste

Soutenir et assister les équipes de gestion de projet régionales dans la gestion et le contrôle de leur documentation des clients et des fournisseurs, c'est-à-dire les propositions, les problèmes liés aux produits et les dessins/documents, de manière efficace.

Rôles et responsabilités

• Maintenir un registre principal de documents comprenant des dessins, des spécifications, des procédures et des plans.
• Examiner des documents tels que des plans, des dessins, des ordres de modification et des spécifications pour vérifier leur complétude et l'exactitude des données.
• Suivre et surveiller avec toutes les parties prenantes le calendrier des dates d'échéance pour les dessins, les spécifications, les logiciels, les manuels techniques et autres documents.
• Préparer et maintenir un système de classement dans diverses plates-formes de collaboration, par exemple Aconex, SharePoint, selon les besoins du projet. Ce système de classement permet à l'équipe de direction d'obtenir des documents émis par les clients et les fournisseurs, à jour lors de la réception, de l'enregistrement et du traitement pour examen et approbation par des organisations internes et externes.
• Gérer le flux de correspondance entrante et sortante de l'entreprise via des transmissions appropriées ; veiller à ce que les documents sortants soient exacts, conformes aux normes et politiques de l'entreprise, acheminer la correspondance vers les associés appropriés ; et protéger et sécuriser les informations confidentielles et propriétaires.
• Copier ou scanner des documents ; organiser, conserver et protéger les fichiers et la base de données.
• Examiner et vérifier les documents de projet pour leur complétude, leur format et leur conformité aux exigences du contrat.
• Soumettre la documentation de projet à l'équipe de direction pour leur approbation et transmettre les documents approuvés au client.
• Distribuer la documentation à l'équipe de projet et aux clients pour examen et commentaires.
• Recevoir, distribuer et suivre les commentaires reçus des clients.
• Collaborer avec les ingénieurs, les responsables, les clients et d'autres parties prenantes pour discuter du projet, préparer des documents ou modifier les calendriers de contrat.
• Collaborer avec les auteurs de documents ou le personnel de liaison des ingénieurs pour résoudre les divergences et compiler les changements nécessaires aux documents.
• Mettre à jour les modifications des enregistrements de contrôle informatisés ou manuels ; diffuser les documents et informer les services concernés.
• Fournir un soutien à d'autres départements dans le cadre du projet, par exemple en facilitant la circulation des informations de l'entreprise.

Exigences

• Diplômé dans n'importe quelle discipline, de préférence dans le domaine technique.
• Maîtrise de la langue française au niveau DELF-B2 ou DALF-C1. Certificat de l'Alliance Française (institut d'apprentissage du français).
• Doit avoir une expérience solide de 3 à 8 ans dans le contrôle de documents dans le domaine de l'ingénierie, de la fabrication ou de la construction.

Autres compétences

• Adaptabilité pour faire face à divers systèmes et procédures applicables à une variété de projets.
• Capacité démontrée à communiquer efficacement à la fois verbalement et par écrit.
• Volonté et proactivité pour travailler dans des délais serrés et assumer la responsabilité des tâches assignées.
• Capacité à gérer le processus de contrôle des documents de manière indépendante avec un minimum de supervision.
• Capacité à utiliser Word, Excel, PowerPoint, etc. comme outils pour permettre une évaluation efficace des informations et une présentation de rapports à la direction.

Outils

• MS Office : Excel, Word, PowerPoint, etc.
• Aconex, SharePoint, EDMS et DEMACS

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