أخصائي مشتريات

نبذة عن الوظيفة

وصف الشركة: شركة عمان العالمية للتجارة والاستثمار ذ.م.م هي شركة مقرها مسقط تعمل في أنشطة التجارة والاستثمار المتنوعة في الأسواق المحلية والإقليمية. تركز المنظمة على بناء علاقات قوية مع الموردين والشركاء لدعم النمو المستدام وممارسات المشتريات التنافسية. تؤكد على الكفاءة التشغيلية والامتثال للوائح المحلية والمصادر المسؤولة. يتم تشجيع أعضاء الفريق على تقديم الأفكار ودعم التحسين المستمر وتعزيز موقف الشركة في السوق.

أخصائي المشتريات مسؤول عن تنفيذ دورة المشتريات من البداية إلى النهاية لوحدة المشتريات في عمان العالمية - من تأهيل الموردين وإدارة أوامر الشراء إلى تنسيق اللوجستيات وتوثيق التمويل التجاري. يدعم الدور توفير المعدات الصناعية والهندسية لعملاء المجموعة والكيانات الداخلية، مع ضمان أن يتم الحصول على السلع بأسعار تنافسية، وتسليمها في الوقت المحدد، ودعمها بالأدوات التجارية والمصرفية الصحيحة. بُعد رئيسي في الدور هو إعداد وإدارة أدوات التمويل التجاري - وخاصة خطابات الاعتماد (LC) والضمانات البنكية (BG) - بالتنسيق مع وظيفة المالية وشركاء البنوك في المجموعة. يعمل الأخصائي بشكل وثيق مع الموردين ووسطاء الشحن ووكلاء الجمارك والأطراف المعنية الداخلية لتقديم نتائج مشتريات موثوقة وفعالة من حيث التكلفة ومتوافقة.

المسؤوليات والواجبات

1. إدارة الموردين والتوريد (30%)

• تحديد وتقييم وتأهيل الموردين للمعدات الصناعية والهندسية، وقطع الغيار، والخدمات عبر فئات منتجات الوحدة.
• إصدار طلبات تقديم العروض (RFQs)، والحصول على عروض تنافسية، وإعداد تحليلات مقارنة للعروض لمراجعة الإدارة والموافقة.
• التفاوض على الأسعار، وشروط الدفع، وجداول التسليم، وظروف الضمان مع الموردين المحليين والدوليين.
• الحفاظ على قاعدة بيانات الموردين المعتمدة، ومراقبة أداء الموردين، ودعم التقييم والتطوير الدوري للموردين.
• ضمان أن جميع أنشطة التوريد تتوافق مع سياسة المشتريات الخاصة بالمجموعة، وتفويض السلطة، وحدود الموافقة.

2. إدارة الشراء والطلبات (25%)

• تحويل طلبات الشراء المعتمدة إلى أوامر شراء دقيقة، مع ضمان المواصفات الصحيحة، والكميات، والأسعار، وشروط التسليم.
• متابعة الطلبات المفتوحة من التقديم إلى التسليم، والمتابعة مع الموردين لمنع التأخيرات.
• التحقق من فواتير الموردين ووثائق التسليم مقابل أوامر الشراء والسلع المستلمة، وحل التباينات.
• الحفاظ على سجلات مشتريات كاملة وقابلة للتدقيق، بما في ذلك الطلبات، والعروض، والموافقات، والمراسلات.
• التنسيق مع الأطراف المعنية الداخلية لتأكيد المتطلبات الفنية وتوضيح المواصفات قبل تقديم الطلب.

3. تنسيق اللوجستيات والشحن (20%)

• تنسيق اللوجستيات الواردة مع وسطاء الشحن، وخطوط الشحن، ووكلاء الجمارك لضمان التسليم في الوقت المحدد وبأسعار تنافسية.
• ترتيب والتحقق من وثائق الشحن، بما في ذلك بوليصة الشحن، وقوائم التعبئة، وشهادات المنشأ، والفواتير التجارية.
• مراقبة الشحنات أثناء النقل، وإدارة جداول التسليم، وتنسيق التخليص الجمركي والتسليم النهائي إلى الموقع أو المستودع.
• تحسين تكاليف الشحن والتجميع حيثما أمكن، وتقليل رسوم التأخير والتخزين.
• التواصل مع فرق المستودعات والمتاجر لتأكيد استلام وفحص وقبول السلع المستلمة.

4. التمويل التجاري والبنوك (15%)

• إعداد وتنسيق إصدار خطابات الاعتماد (LC)، مع ضمان توافق الشروط مع عقد الشراء ومتطلبات المورد.
• إعداد وإدارة الضمانات البنكية (BG)، بما في ذلك ضمانات العطاءات، وضمانات الأداء، وضمانات الدفع المسبق، بالتنسيق مع المالية.
• مراجعة مسودات LC وBG للتأكد من دقتها، والتحقق من الوثائق مقابل شروط الائتمان، والعمل لضمان تقديم خالي من التباينات.
• التواصل مع البنوك ووظيفة المالية بشأن التعديلات، والانتهاء، وإصدار أو إلغاء أدوات التمويل التجاري.
• الحفاظ على متتبع لجميع خطابات الاعتماد النشطة والضمانات البنكية، ومراقبة القيم، وتواريخ الصلاحية، وإجراءات التجديد أو الإصدار.

5. التنسيق، والامتثال، والتقارير (10%)

• الحفاظ على بيانات مشتريات دقيقة وإعداد تقارير دورية عن نشاط الشراء، وأداء الموردين، وتوفير التكاليف.
• ضمان أن أنشطة المشتريات والتمويل التجاري تتوافق مع اللوائح العمانية المعمول بها، والضوابط الداخلية، ومتطلبات مكافحة غسل الأموال/اعرف عميلك.
• دعم التدقيقات الداخلية والخارجية من خلال تقديم سجلات مشتريات ووثائق كاملة.
• التنسيق عبر الوظائف مع المالية، واللوجستيات، والمتاجر، وأقسام المستخدمين النهائيين لضمان تنفيذ سلس للمشتريات.

المؤهلات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة التوريد، أو إدارة الأعمال، أو التجارة، أو الهندسة، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في المشتريات، أو الشراء، أو سلسلة التوريد، ويفضل أن تكون في قطاعات التجارة، أو الصناعة، أو النفط والغاز.
• خبرة عملية، مباشرة في أدوات التمويل التجاري، وخاصة إعداد والتعامل مع خطابات الاعتماد (LC) والضمانات البنكية (BG).
• معرفة عملية بشروط التجارة الدولية، ووثائق الشحن الدولية، وإجراءات التخليص الجمركي.
• إجادة في استخدام Microsoft Excel وخبرة في استخدام وحدة المشتريات في نظام ERP (مثل أودو، ساب، أو ما شابه).
• مهارات تفاوض قوية، وإدارة الموردين، والتنسيق.
• إجادة اللغة الإنجليزية (إلزامي)؛ إجادة اللغة العربية ميزة.