كيف يتم حفظ المستندات يدويا وتسجيل ذلك على الكمبيوتر بطريقه تسهل سرعة الحصول عليها وتسجيل اي بيانات خاصه بها ؟

1- يتم فرز هذه المستندات يدويا حسب الانواع والمعلومات الاساسيه لاستخلاص الموضوعات و النقاط الاساسيه لها.

2- يتم تحويلها لمستندات و كتابة هذه الموضوعات والنقاط اساسيه لكل مستند.

3- يتم تسجيل هذه النقاط على ملفات حسب انواعها ، المستندات النصيه فقط تسجل على ملفات برنامج الكتابه Word والمستندات التي تحتوي اكثر على ارقام وجداول تسجل على برنامج الجداول الإلكترونيه Excel ويتم الاستعانه برسوم وصور توضيحيه ، ومن الممكن أيضا الاستعانه ببرنامج العروض التقديميه Power point ، حتى يتم عمل شكل وافي للمحتويات.

4- يتم عمل اسم المستند بما يتوافق مع المحتوى والتاريخ المنشأ به.

5- تحفظ هذه المستندات في حافظة ملفات باسم مناسب في مكان مناسب على القرص الصلب في الجزء D أو E .6- واخيرايتم عمل نسخ احتياطيه لهذه الملفات في اماكن اخري.