كيف يكون نظام المعلومات داخل الشركة? و ما هي مكوناته؟

نظام المعلومات هو نظام يتكون من أشخاص وسجلات البيانات وعمليات يديوية وغير يدوية ويقوم هذا النظام بمعالجة البيانات والمعلومات في أي منظومة.
أو هو مجموعة من العناصر المتداخلة التي تعمل مع بعضها البعض لجمع ومعالجة وتخزين وتوزيع المعلومات المتوفرة عن موضوع ما بشكل منهجي لدعم اتخاذ القرار ولدعم التنظيم والتحكم والتحليل في المنظمة وبناء تصور حالي ومستقبلي واضح عن موضوع البحث.
وعادة ما يستخدم هذا المصطلح خطأ باعتباره مرادفا لنظم المعلومات المحوسبة، والتي هي ليست سوى تقنية معلوماتية وعبارة عن أحد عناصر نظام المعلومات.
وتعتبر نظم المعلومات المحوسبة جزء من دراسة تقنية المعلومات.
وبالرغم من هذا فإنه يجب التمييز بينهم وبين نظم المعلومات التي تشملهم.
مكونات النظام ومراحله.
توجد العديد من نظم المعلومات المختلفة منها على سبيل المثال: نظم إدارة قواعد البيانات.
نظم المعلومات الإدارية.
نظم دعم اتخاذ القرار.
نظم السؤال إجابة (نظم الحقائقية).
نظم المعلومات الجغرافية.
نظم استرجاع المعلومات أو نظام المعلومات الببليوجرافي.
نظم البحث والمقاربة.
تاريخ نظم المعلومات نشأ علم نظم المعلومات كأحد أفرع علم الحاسوب, كمحاولة لفهم ولفلسفة إدارة التقنية داخل المنظمات.
ثم تبلور ليصبح مجال رئيسي في الإدارة, حيث تزايدت التأكيدات بأنه مجال هام للبحوث في الدراسات الإداريه, وهو يدرس في جميع الجامعات الكبرى والمدارس التجارية في العالم.
و لقد باتت المعلومات وتقنية المعلومات في يومنا هذا أحد الموارد الخمسة المتاحة للمدراء لتشكيل المؤسسة إلى جانب الموارد البشرية والموارد المالية والمواد الخام والآلات.
وهنالك كثير من الشركات التي استحدثت منصب رئيس قسم المعلومات (CIO) والذي يوازي عدة مناصب أخرى مثل الرئيس التنفيذي (CEO) ورئيس قسم المالية (CFO) ورئيس قسم العمليات (COO) ورئيس قسم التقنية (CTO).
دراسة نظم المعلومات وصّف Ciborra دراسة نظم المعلومات بأنها هي الدراسة التي تتعامل مع تطبيقات تقنية المعلومات في المنظات والمؤسسات والمجتمع بصفة عامة.
و هنالك العديد من الجامعات والكليات التي تمنح درجة البكالريوس والدرجات العليا في نظم المعلومات والمجالات المتصلة بها.
تطبيقات نظم المعلومات نظم المعلومات تهتم بتطوير واستخدام وإدارة البنية الأساسية لتقنية المعلومات في المنظمة.
في عصر المعلومات الذي تلى العصر الصناعي تحولت الشركات من الاعتماد على المنتجات إلى الاعتماد على المعرفة, بمعنى ان العاملين في السوق اليوم يتنافسون على العملية والابتكار عوضا عن المنتج; فقد تحول التركيز عن كيفية المنتج وكميته إلى التركيز على عملية الإنتاج نفسها والخدمات المصاحبة لها.
و يعتبر الأفراد بالإضافة إلى الخبرة والدراية والابتكارات (براءات الاختراع، وحقوق الطبع والاسرار التجارية) من أكبر ممتلكات أي شركة اليوم، ولكي يكون مشغل السوق قادر على المنافسة يجب أن يمتلك بنية أساسية قوية للمعلومات تكمن في قلب البنية التحتية لتقنية المعلومات.
وعلى ما سبق، فإن دراسة نظم المعلومات تركز على التقنية لماذا وكيف يمكن ان توظف بطريقة مثلى لخدمة تدفق المعلومات داخل المنظمة.
أضافة إلى كيفية بناء النظم مجالات العمل لنظم المعلومات مجالات عمل مختلفة وهي: التخطيط الإستراتيجي لنظم المعلومات.
نظم المعلومات الإدارية.
تطوير نظم المعلومات عامة: و كل تخصص ينقسم إلى عدة تخصصات تتداخل مع غيرها من التخصصات والعلوم مثل العلوم الإدارية وعلوم الحاسوب والبرمجة والهندسة والعلوم البحتة والعلوم السلوكية والاجتماعية وإدارة الأعمال.6552 تطوير نظم المعلومات يتحكم قسم نظم المعلومات جزئيا بتقنية المعلومات; والتي يتم تطويرها واستخدامها وتطبيقاتها وتأثيراتها على الاعمال التجارية أو الشركات.
و قد قسّم Langefors نظم المعلومات المحوسبة كالتالي: تطبيق تقني لتسجيل ولتخزين ونشر التعبيرات اللغويه.
وكذلك لاستخلاص النتائج من هذه التعبيرات.
مشاركة المستفيد في تطوير نظم المعلومات الإدارية اقتصر دور المستفيد قبل ثمانيات القرن الماضي في عملية تطوير نظم المعلومات على اعداد وتهيئة متطلبات تلك النظم واحتياجاتها إذ استثني المستفيدين آنذاك من جهود التطوير والتي كانت تنفذ بواسطة محترفي نظم المعلومات ومتخصصيها.
ومع بدايات الثمانيات وظهور ما يعرف بالنمذجة الأولية شهدت تلك المرحلة مشاركة أكثر من المستفيد وذلك من خلال الادلاء بآرائهم حول المدخلات والاحتياجات خلال مراحل مشروع التطوير بالكامل الا انهم بقوا بعيدين عن قيادة مشاريع تطوير نظم المعلومات الإدارية.
وفي بداية التسعينات بدأت ظاهرة جديدة بالظهور والتجذر إذ تولى المستفيد دورا أكبر في قيادة مشاريع تطوير نظم المعلومات الإدارية نتيجة لزيارة التوجه الاستراتيجي لنظم المعلومات الإدارية.
مفهوم مشاركة المستفيد في نظم المعلومات الإدارية فان مشاركة المستفيد في نظم المعلومات وتطويرها تعد أيضا موقف محفز مستند إلى الحاجة لذلك يوجد لها مضامين لخلق النجاح والانتشار لنظم المعلومات في المنظمات إذ يتفق العديد من الكتاب على ان مشاركة المستفيد شرط ضروري وعامل تكاملي لنجاح جهود تطوير نظم المعلومات الإدارية وهذا الاتفاق يستند إلى مسالة جوهرية وأساسية اظهرتها الدراسات والابحاث التي تناولت مشاركة المستفيد في ابداعات وتطوراتنظم المعلومات الإدارية التي تتمثل بوضوح وسيادة مبدا وفكرة العقلانية.
ركائز مشاركة المستفيد في تطوير نظم المعلومات :1.
ان المستفيدين لهم الحق بالتاثير في النظم التي سيستخدمها.2.
يعد المستفيد في العديد من المواقف المورد الرئيس للبيانات فهو يعرف المشاكل ويمنح المسؤوليات لحلها.3.
المشاركة لها غاية تكمن عادة في أن المستفيدين هم الأكثر معرفة أو الأكثر قدرة على المعرفة فيما يتعلق بمتطلبات وظائفهم الحالية.
بالرغم من الجهود الكبيرة المبذولة في دراسة مشاركة المستفيد وبحثها في حقل نظم المعلومات الا انه شابها الكثير من الغموض والتعارض من المفهوم والطبيعة والنشأ إذ ظهرت وجهات نظر مختلفة واستخدمت مصطلحات عديدة للإشارة إلى هذا المفهوم التقت أحيانا واختلفت أحيانا كثيرة ويمكن تلخيص وجهات النظر التالية بالاتي :
1- وجهة النظر الأولى تبنت مفهوم المشاركة السلوكية واستخدم مصطلح (User Participation) للإشارة لها وتعني مجموعة النشاطات التي ينفذها المستفيد في تطوير نظام المعلومات الإدارية.
2- وجهة النظر الثانية وهي المشاركة النفسية في منتج نظم المعلومات المتحصل من عملية التطوير وقد استخدم مصطلح (User Involvement) للتعبير عن هذه المشاركة.
3- وجهة النظر الثالثة وهي تجمع ما بين المشاركة السلوكية والنفسية للمستفيد في عملية المشاركة في تطوير نظم المعلومات ويشار الا هذه المشاركة بمصطلح (User Engagement) اهمية مشاركة المستفيد في تطوير نظم المعلومات :1.
ينبغي ان يعطى الافراد المستفيدون ادوات أفضل بدلا من جعل عملهم أو مهارتهم روتينية مؤتمتة.2.
المستفيدون مؤهلون بشكل أفضل لتحديد كيفية تطوير عملهم واحياجتهم.3.
مشاعر المستفيدين وتوقعاتهم حول تقانة المعلومات مهمة شانها شان مواصفتهم التقنية.4.
تقانة المعلومات يكمن أن تكون موضحة بصورة ملائمة داخل محتوى مكان العمل فقط.5.
قد يظهر المستفيدون أكثر التزاما وثقة بالنظام النهائي إذا كان لهم دور في عملية التطوير.
مستويات المشاركة :1.مشاركة استشارية : إذ تبقى عملية اتخاذ القرار في ايدي محللي النظم ومصمميها إلا أن هناك اتفاقا كبيرا على مثل هذه القرارت من المستفيدين الذين تمت استشارتهم في مختلف المستويات.2.مشاركة تمثيلية : تشكل مجموعة تصميم مكونة من مثليين عن جميع مستويات الافراد (المستفيدين) ومحليلي النظم بحيث يمتلك كل منهم راي ومشاركة متساوية في اتخاذ القرار ويتم اختيار ممثلي القسم المستفيد عن طريق الإدارة.4.
مشاركة جماعية (اتفاقية) : هي أعلى مستويات المشاركة بحيث يقود المستفيد ويوجه عملية تطوير النظام وبذلك يكون أعلى من المحللين والمصممين في عملية التطوير والتصميم وبهذا المستوى يتم تشكيل مجموعة تصميم بطريقة مشابهة للمستوى السابق إلا أن الممثلين يتم انتخابهم من الافراد العاملين ويتولون مسؤولية الدفاع عن قرارات المجموعة وتوصيل القرارت المتخذة للعاملين.
أنواع المشاركة :1.عدم المشاركة : وهنا قد لا يهتم المستفيد بالمشاركة لعدم امتلاكه الرغبة في ذلك أو عدم قدرته على المشاركة أو في حال فرض الإدارة النظام عليه وعدم دعوته للمشاركة.2.مشاركة من خلال النصيحة : وهنا يتم الحصول على نصيحة المستفيد ورأيه من خلال المقابلات أو الاستبانات وغيرها.3.
مشاركة رمزية : في هذه المشاركة يتم طلب مدخلات المستفيد الا انها تهمل.4.
المشاركة من خلال المصادقة : في هذه المشاركة يصادق المستفيد على النتائج المقدمة من فريق التصميم والخاصة بالنظام ككل أو في كل مرحلة من مراحل عملية التصميم.5.
المشاركة من خلال الأداء : يسهم المستفيد في نشاطات التصميم إذ يكون المستفيد عضوا في فريق التصميم أو موظف ارتباط بين فريق التصميم والقسم المعني.6.المشاركة من خلال رقابة القوية : هنا يشترك المستفيد في فريق مشروع نظم المعلومات الإدارية وادارته وملكيته إذ يسهم في مراحل المشروع بالكامل.
تحديات تخطيط نظم المعلومات تظهر الصعوبات والمعوقات التي تمنع أو تحد من قدرة المؤسسة على التحكم المرن بالتخطيط لبناء نظم المعلومات أو تطويرها.
ومن هذه الصعوبات ما يلي: التنبؤ للفرص الممكنة وتقييمها من خلال الاعتماد على نظم المعلومات Foreseeing and Assessing Opportunities ففي بعض الأحيان لا تكون استراتيجية نظم المعلومات واضحة إلا بعد أن يتم إنجازها.
من الصعب التنبؤ بطريقة تطوير نظم جديدة للمعلومات.
وقد جرت العادة على أن يجد المستخدمون استخدامات جديدة وتحسينات للنظام، لا يمكن لمعدّ النظام أن يتصورها مبدئياً.
ونتيجة لذلك، فإن يجب أن تتم مراجعة خطط نظم المعلومات دورياً، كما يجب أن يكون النظام مرناً وقابلاً للتطوير.
ضمان التناغم مع خطط المؤسسة وأهدافها Assuring Consistency with Organizational Plans and Objectives من المشكلات الرئيسية في تخطيط النظم، صعوبة عمل الدوائر المختلفة في المؤسسة ضمن خطة مشتركة، وتبدو هذه المشكلة جلية في الشركات الكبيرة، حيث إن لكل دائرة أولوياتها ونشاطاتها الخاصة.
بناء النظم Buliding Systems تتطلب النظم عادة عمليات معقدة لإنشائها، وبالتالي فإنها تحتاج إلى سنوات لبنائها، وصعوبة بناء هذه النظم هو أحد الأسباب التي تتطلب الإشراف المباشر من الإدارة العليا.
الحفاظ على أداء النظام للاستمرار في الدعم المطلوب Maintaining Information System Performance قد تتعرض نظم المعلومات إلى مشكلات كثيرة أثناء عملها، مما يؤدي إلى تعطيل الأعمال، لذا يجب أن يخطط لمواجهة كل نوع من أنواع المشكلات التي قد يتعرض لها النظام، مما يتطلب جهداً وكلفة إضافيين وفقدان المرونة في النظام.
التعاون والتفاهم بين مختصي تكنولوجيا المعلومات ومستخدمي النظام غير الفنيين Collaborating System Builders قد يجد المستخدمون صعوبة في نقل معرفتهم للفنيين؛ وذلك لأنهم يفتقدون إلى القدرة على بيان المشكلة بصورة تقنية على الرغم مما يمتلكون من خبرة في حل المشكلات التي تواجههم.
يضاف إلى ذلك أن الفني قد يقوم بإنشاء أنظمة مختلفة وتقديم اقتراحات لا يستطيع المستخدمون تصورها.
فالمستخدم يريده حلاً سريعاً لمشكلات الأعمال التي يواجهها.
مراجع Rockart et.
Al (1996) Eight imperatives for the new IT organization Sloan Management review Langefors, Börje (1973).
Theoretical Analysis of Information Systems.
Auerbach.
ISBN0-87769-151-7 Ciborra, C.
(2002) Labyrinths of Information, Oxford, Oxford University Press مقالات ذات علاقة نظم المعلومات الإدارية نظام المعلومات التسويقية نظام استرجاع المعلومات تخطيط نظم المعلومات أنواع التخطيط لنظم المعلومات أساسيات تخطيط نظم المعلومات التخطيط الاستراتيجي لنظم المعلومات تخطيط نظم الأعمال تخطيط تكتيكي التخطيط العملياتي التحديات التي تواجه تخطيط نظم المعلومات تحديد الاحتياجات المعلوماتية التوازن الإستراتيجي بين نظم الأعمال وتقنية المعلومات دراسة الجدوى في التخطيط لنظام المعلومات الخطة الرئيسة لنظام المعلومات

The easiest definition of information systems is that the information inside the head of each employee is saved inside a shared easy to access media.
The information inside a sales person head can be a customer details and needs.
The accountant must know these information to able to follow customer bills and payments.
This is a huge definition but you must start from a small point then scale until you be able to gather all the information inside your organization.
Information can be kept on papers and can be stored digitally on computer systems.
The challenge where to store your information depends on a number of factors like the speed to access.
If the information is required regularly then a computer system is helpful.
If the information is accessed on a yearly bases then a paper report might be fair.