ملخص الوظيفة:

مسؤول مراقبة المخزون مسؤول عن الحفاظ على سجلات دقيقة للمخزون، وضمان سلامة المخزون، والتحكم في تحركات المخزون، ودعم عمليات المستودعات والتوزيع بكفاءة عبر الأعمال.

تضمن هذه الوظيفة حوكمة صحيحة للمخزون من خلال العد الدوري، والمطابقات، ودقة النظام، وتتبع الدفعات والانتهاء، وضوابط الإرجاع، والتنسيق مع فرق المستودعات والمبيعات والمشتريات والمالية واللوجستيات.

يلعب مسؤول مراقبة المخزون دورًا حيويًا في تقليل خسائر المخزون، وتقليل التباينات في المخزون، وتحسين توفر المخزون، وضمان الامتثال لسياسات الشركة والضوابط التشغيلية.

المسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على سجلات دقيقة للمخزون في نظام ERP/WMS.
• مراقبة جميع تحركات المخزون بما في ذلك الاستلام، والتحويلات، والإرجاع، والتعديلات، والشحنات.
• ضمان تطابق المخزون الفعلي مع المخزون في النظام.
• التحقيق وحل التباينات في المخزون بسرعة.
• إجراء المطابقات اليومية والأسبوعية والشهرية للمخزون.
• مراقبة حالات المخزون السلبية وحل التباينات.
• تخطيط وتنفيذ برامج العد الدوري.
• إجراء عمليات العد الفعلية الدورية بالإضافة إلى تنسيق عمليات العد السنوية وأنشطة التدقيق.
• تحليل تباينات العد وتحديد الأسباب الجذرية وإعداد تقارير التباين وتوصيات العمل التصحيحية.
• مراقبة المخزون الذي يتم التحكم فيه بالدفعات والمخزون الحساس للانتهاء.
• تنفيذ ممارسات المخزون FEFO (الأول انتهاءً أولاً).
• تتبع المنتجات القريبة من انتهاء الصلاحية وتصعيد المخاطر بشكل استباقي. كما يجب ضمان فصل المخزون المنتهي أو التالف بشكل صحيح.
• تنسيق أنشطة تدوير المخزون مع فرق المستودعات والمبيعات والحفاظ على تتبع المنتجات عبر سلسلة التوريد.
• مراقبة عمليات استلام المخزون ووضعه. كما يجب التحقق من الوثائق الخاصة بالمخزون الوارد والصادر.
• ضمان ممارسات التخزين المناسبة ووضع علامات على المخزون مع الحفاظ على دقة مواقع المخزون.
• تنسيق تحويلات المخزون بين المستودعات أو الفروع التجارية ومراقبة المخزون المحجوز، المحجوز، التالف، والإرجاع.
• التحقق من المخزون المعاد وفقًا لتفويضات الإرجاع المعتمدة ووفقًا لسياسة إرجاع المبيعات.
• ضمان فحص المخزون المعاد وتصنيفه بشكل صحيح.
• ضمان عدم إعادة أي مخزون غير مصرح به إلى المخزون النشط.
• تشمل التقارير الرئيسية (لكن لا تقتصر على) أدناه وتقديم توصيات لتحسين كفاءة المخزون وتقليل الخسائر: (تقارير شيخوخة المخزون - تقارير المخزون البطيء الحركة والتالف - تقارير تباين المخزون - تقارير تحليل الانتهاء - تقارير تقييم المخزون - تقارير حركة المخزون اليومية - تقارير تعديل المخزون - تحليل الإرجاع والتلف).
• ضمان تسجيل جميع معاملات المخزون بدقة في ERP/WMS والحفاظ على سلامة بيانات المخزون الرئيسية ومراقبة دقة معاملات النظام.
• المساعدة في تحسينات وحدة المخزون في ERP والاختبار بما في ذلك دعم مسح الباركود وعمليات أتمتة المخزون.
• ضمان الامتثال للضوابط النظامية وبروتوكولات التفويض.
• فرض سياسات وإجراءات التشغيل القياسية للمخزون.
• ضمان الامتثال لعمليات التدقيق والضوابط المالية ودعم التدقيق الداخلي والخارجي.
• الحفاظ على الوثائق المناسبة للمخزون وآثار التدقيق.
• مراقبة انكماش المخزون ومخاطر خسارة المخزون وتصعيد نقاط الضعف في الضوابط والمخاطر التشغيلية.